Възприятието на обществото за компания или агенция може да бъде повлияно значително от външната й комуникация, докато удовлетвореността от работата на служителите на компанията зависи отчасти от вътрешната й комуникация. Изработването на ефективно съобщение или комуникационна кампания започва с изследване на няколко фактора.
Отговаряне на основния въпрос
В един свят, в който всеки ден хората са затънали в хиляди съобщения, основният им въпрос често е „Защо да ме е грижа?” Или „Какво има в мен за мен?” Ефективната комуникация прави този отговор ясен на читателя или слушателя. Запитайте се коя информация би била най-важна за вас, ако сте член на публиката и се уверете, че материалите ви доставят тези подробности. Подчертайте предимствата в началото на вашето съобщение или материали, преди да добавите по-малко важна информация.
опростяване
Поддържането на комуникацията ви прави по-голяма вероятността тя да бъде ефективна. Насочете ниво на четене от шест до осми клас за писмени материали. Избягвайте използването на съкращения, регулаторни термини или жаргон. Изтрийте думите, ако средностатистическият човек, който сте спрели на улицата, не знае значението им. Когато подготвяте писмени материали, дръжте кратките изречения и разбийте копието с заглавия и графики. Страница, пълна с текст, не е привлекателна за потенциалните читатели.
методи
Направете информацията достъпна за клиенти и служители чрез различни формати. Изданията за новини, текстовите съобщения и електронните съобщения могат да се използват за предаване на спешна информация, докато бюлетини могат да бъдат подходящ избор за съдържание, което е по-малко чувствително към времето. Уебсайтът е от жизненоважно значение за комуникацията с външната аудитория, а добре организирана Интранет, която показва съдържание на новини и практически ресурси, може да бъде много полезна за служителите. Включването на видеопрезентации ви позволява да се харесате на визуалните ученици и да предлагате нови перспективи или детайли. Провеждането на срещи с служители или с обществеността предлага лично взаимодействие, което може да изгради доверие и да накара публиката да се чувства ценена.
своевременност
Информацията, която клиентите трябва да знаят, трябва да се съобщава възможно най-бързо. Когато аудиторията ви научи информация от медиите, а не директно от вашата организация, може да има представа, че сте възнамерявали да скриете информацията или че не се интересувате наистина от аудиторията си. Центърът за контрол на заболяванията отбелязва в своя наръчник за комуникация при кризи, че две от най-сериозните грешки, които една организация може да направи, когато комуникира със заинтересованите страни, предоставя информация, която е твърде малка и твърде късна или срещаща се като арогантна и не ценища заинтересованите страни. Тези мисли са обобщени в един лозунг на агенция: “Бъди първи. Да е прав. Бъдете достоверни."
Прозрачност и честота
Служителите и обществеността често са подозрителни към корпорациите и правителствените агенции, но можете да изградите доверие, като увеличите прозрачността на вашите послания. Ръководителите трябва да имат лоши новини и да изразяват съжалението си за трудни обстоятелства. Споделянето на мотивите зад трудните решения може също да доведе до разбиране.
"Когато разкриеш вредна информация, която не трябваше да разкриеш, печелиш репутация за прозрачност", казва Питър Сандман, експерт по комуникации на риска и корпоративен консултант. „Хората започват да забелязват, че когато правите нещо нередно, вие го казвате; от това следва, че когато не го кажете, не сте направили нищо лошо."
Клиентите и служителите не трябва просто да чуват от вас, когато новината е лоша.Ежемесечен бюлетин или тримесечни срещи могат да информират служителите за дейностите на компанията, докато статии на уебсайта на компанията и електронни писма за включване в мрежата поддържат клиентите.
