Централната роля на отдел за покупки е да снабдява доставки или стоки, използвани в работата на даден бизнес. При осъществяването на тази роля, нейните цели включват изграждане и поддържане на основни отношения с доставчиците, получаване на най-добрата стойност на стоките и координиране на всички съответни дейности по документиране точно и ефективно.
Изграждане и поддържане на връзки с доставчиците
Исторически погледнато, закупуването се съсредоточи главно върху привличането на оферти с цел получаване на възможно най-ниските разходи. Въпреки това, в здравната организация на Университета в Юта отбелязва в своите политики за възлагане на обществени поръчки, че към момента на публикуването, процесите на конкурентно наддаване се използват само при необходимост. Вместо това, много компании разчитат на отделите за закупуване, за да идентифицират потенциалните доставчици, да си взаимодействат с тях и да развият отношения на доверие с най-добрите доставчици. Този подход на отношенията засилва общите цели на доставчика и купувача и позволява по-голяма гъвкавост или адаптивност когато пречките пречат на естествения поток на логистиката и дистрибуцията.
Получаване на най-добрата стойност за стоките
Тясно обвързана с акцента върху поддържането на взаимоотношенията с доставчиците е цел за получаване на най-добрата стойност на стоките. "Най-добра стойност" включва баланс на получаване на разумни цени и качествени продукти. Например, дистрибуторът се нуждае от добри цени, за да реализира печалба, но се нуждае и от висококачествени стоки, за да привлече купувачи. Следователно, отделът за покупки трябва да сравни ценовите точки на различните доставчици с качеството на техните решения. Университетът в Акрон посочва в своето ръководство за обществените поръчки, че неговият централизиран отдел за покупки носи тази отговорност при управлението на покупките във всички организационни отдели.
Координиране на съответната документация
Процесите на закупуване по своята същност включват много документи и документация. Здравната организация на Университета в Юта отбелязва, че ролята на отдела за покупки е да поддържа договорни файлове за всички активни отношения на доставчици, например. Дейностите по закупуване са свързани и със счетоводното отчитане в организации, които използват софтуерни програми за ресурсите на предприятието, които позволяват директното обвързване на счетоводните дейности със съществуващите поръчки за покупка и плащанията по сметки. В някои случаи процесът е автоматизиран. Следователно, точността при въвеждане на поръчка за покупка и подробности за транзакциите е също толкова важна за отдел за покупки както за счетоводния отдел.
