Дори ако сте работили само за кратко време, знаете, че воденето на щателни записи, оценката на настоящите практики за закупуване, търсенето на нови отношения с доставчиците и гарантирането, че системите ви на работа са проектирани ефективно, са ключовете за организиран отдел за покупки., Независимо дали току-що сте въвели да превърнете съществуващо подразделение от хаотично в организирано, или просто искате да сте сигурни, че всичко се движи ефективно с няколко проблеми, тази статия може да ви насочи в правилната посока.
Елементи, от които се нуждаете
-
компютър
-
Софтуер
-
Закупуване на документи
-
Ръководство за политиката
-
Одитирана операция по съхранение / инвентаризация
-
Система за сигурност (по избор)
Започнете да одитирате файловете и методите на отдела за покупки, за да оцените текущата система. Проследяване на поръчаните продукти за служители или отдели и проверка на работата на оторизираните доставчици. Посетете началниците на отделите, за да обсъдите предишните си покупки. Получете обратна информация за това как да подобрите методите за обработка, проследяване и изпълнение на отдела.
Получете разрешение за изготвяне на ръководство за политика на нов отдел за покупки на базата на обратна информация, получена от ръководителите на отдели, ако няма текущо ръководство или е станало очевидно, че настоящата версия не работи. Напишете, редактирайте и разпространявате проекти до съответните отговорни лица. Изпратете копия от публикацията на мениджърите, така че те да имат отправна точка за бъдещи заявки за покупка.
Одиторски документи, които Вашата компания използва за извършване на покупки. Прегледайте езика на поръчката за покупка, преразгледайте документацията и формулярите за офериране на вашата компания, оценете молбата за обществено снабдяване и друга документация. При необходимост да се правят промени, за да се повиши сигурността и ефективността при доставката на поръчаните артикули.
Прегледайте и анализирайте инвентара на компанията на доставките, които се складират в момента или извън него. Проверете всички инвентаризации спрямо съществуващата документация. Флаг надценки и недостиг на елементи, които са в постоянно търсене, като офис консумативи. Оценете начина, по който покупките са отложени и изтеглени от берачи и опаковчици. Направете подобрения по начина, по който се складират, за да намалят неефективността.
Оценете текущите операции по претоварване, бране и опаковане - особено ако небрежността е довела до кражба, липса на наличност и закъснения в навременното доставяне на доставки на работниците. Проучване на мъдростта на инсталирането на система за сигурност, ако тя вече не е въведена, за да служи като средство за превенция на престъпността в зоните за съхранение.
Институтиране на програма за контрол на качеството, така че събирачите, пакетиращите, счетоводството и закупуването да получават едновременно важна информация за доставките на доставките; по-специално, тъй като информацията се отнася до обратно поръчки, стачки на труд, дефектни или повредени стоки - неочаквани обстоятелства, които могат да засегнат получаването и изплащането на материали, които идват през отдела за покупки.
Бъдете в крак с тенденциите в индустрията, за да научите нови техники за организиране на операции на отдела за покупки. Замислете отчет за постигнатия напредък, така че ще можете методично да актуализирате управлението за състоянието на позициите, които пускат по поръчка, така че да не харчите половината от деня си, отговаряйки на същия въпрос: „Кога мога да очаквам да си поръчам тефтерите през юли?"
