Отделът за покупки в повечето организации е от решаващо значение, защото представлява голям процент от общите разходи за цялата организация и защото поддържа организацията снабдявана със стоки и услуги, от които се нуждае, за да работи. Цената на неефективността и / или дефектните процеси може да бъде много висока, тъй като те ще се отразят на цялата организация. Освен това функцията за закупуване може да бъде особено уязвима за измами, тъй като включва плащания в брой. Оперативните одити на отдел за покупки могат да помогнат за премахване на отпадъците, неефективността и измамите, като по този начин добавят стойност към крайния резултат на организацията.
Приемане на подход за оценка на риска към функциите на отдел „Купуване“, вместо да се правят одити на всички функции на годишна база. Идентифицирайте функциите на отдела за покупки и оценете рисковете, свързани с всеки един от тях. Използването на оценка на риска е от решаващо значение, тъй като поставя ограничените ресурси за вътрешен одит в областите, в които те са най-необходими.
Оценка на структурата за вътрешен контрол на отдела за покупки. Използвайте интегрираната рамка на COSO за оценката. Този модел ще подпомогне поставянето на контролите в перспектива и ще спомогне за свързването на конкретни контроли със специфични бизнес дейности.
Извършва тестове на тези контроли, свързани с високо рисковите бизнес дейности под одит.Получавате или подготвяте карти на процеса на проверките, които се тестват, и извършете преглед на всеки от тези контроли, за да проверите как функционират те. Изберете извадка от данни за одитираните бизнес дейности и тествайте за съответствието им със съответните контроли.
Анализирайте резултатите от контролните тестове, за да откриете слабости или неуспехи в контрола. Управлението трябва да бъде информирано за тези ситуации, така че възможно най-скоро да се предприемат коригиращи мерки.
Извършване на съществени тестове на подробните данни за одитираните бизнес дейности. Тези тестове трябва да включват аналитични процедури, както и тестване на изходната документация. Тъй като отделите за покупки започват измама с плащания на пари в брой, е голяма загриженост, одиторите трябва да търсят показатели за измама и / или аномалии в данните като част от аналитичните процедури.
Провеждане на изходна конференция с ръководителите на отдела за покупки. Осигурете списък с констатации и въпроси, които трябва да бъдат решени, и препоръки как да ги разрешите. Ако бъде открита измама, тя трябва да бъде докладвана на висшето ръководство извън отдела за покупки. Дайте възможност на ръководителите на отделите за покупки да представят допълнителна информация и / или доказателства, които биха могли да променят резултатите от одита и да предоставят план за коригиращи действия за решаване на оставащите констатации и проблеми, свързани с одита.
Напишете одиторския доклад на подходящото ниво на управление и / или на борда на директорите. Включете в доклада плана за коригиращи действия от ръководителите на отдел за покупки.
