Одитът е формална процедура, която одиторът извършва, за да види как функционира една компания и как тя може да се подобри. Съществуват различни видове одити, като ефективност и финансиране, но всички те следват една и съща основна процедура. Процедурата обикновено се разделя на четири основни раздела, включително първоначално планиране, теренна работа, докладване и последващи действия при закриване.
Съставете и изпратете предварително писмо до уведомяващия клиент или отдел. Подробности, когато одитът ще се проведе, колко време очаквате да предприемете, задачата на одитора, ако служителят не е вас, и контролен списък на вида данни, които ще търсите и имате нужда по време на одита.
Планирайте среща с мениджърите на компанията или отдела. Определете целите и обхвата на одита с мениджърите и разберете какви ресурси разполагате. Вземете и задълбочена информация за процесите на компанията или отдела. Позволете на мениджърите да изразят всякакви притеснения, които имат по отношение на одита или да задават въпроси.
Проведете основно проучване на фирмата или отдела. Целта на проучването е да допълни наученото в срещата на мениджъра и да ви помогне да разберете по-добре целите на компанията, операциите и настоящите механизми за контрол, като например процедурите за издаване на разрешения.Различни данни като наръчника на компанията и изявления на работниците могат да бъдат полезни по време на този етап.
Формулирайте основен план за работа на терен, базиран на информацията, получена по време на срещата и проучването. Планът за работа на терен очертава как ще получите останалите данни, които ще използвате. Тя може да варира в зависимост от елементи като силата на фирмените контроли.
Говорете с членовете на персонала, за да събирате документи - те варират в зависимост от конкретния тип одит, който провеждате - и получавате представата им за случващото се в компанията. Попитайте какво мислят, че компанията се справя добре и какво може да се подобри и защо.
Прегледайте документите, които сте събрали от членовете на персонала. Проверете за грешки при въвеждане или противоречива информация. Проверете отново с членовете на персонала, за да видите дали те имат адекватно обяснение за грешките или конфликтите.
Проверете дали документацията и процедурите са в съответствие с фирмената политика и други местни, държавни или федерални разпоредби.
Тествайте контролите, които фирмата или отделът имат. Тестването означава просто да погледнете документацията за конкретни транзакции - обикновено някъде в квартала от 24 до 36 - по-отблизо. Колкото повече грешки или несъответствия намерите в документацията и интервютата, толкова по-важно е това. Ако документацията първоначално показва, че контролите работят добре, може да не е необходимо да правите много в тази стъпка. Смята се, че одити, които не проверяват контрола, следват съществен подход.
Формулирайте някои първоначални мнения за компанията или отдела и как тя функционира или може да се подобри. Осигурете обратна връзка на фирмата или ръководителите на отдели и ги помолете за писмен отговор на вашите препоръки и първоначални констатации. Отговорът трябва да обясни как мениджърите възнамеряват да решат проблемите, които сте изолирали.
Създайте груб проект на одиторския си доклад. Докладът трябва да съдържа основна информация и да очертава обхвата на одита. Той трябва също да покаже какво сте намерили и какви са вашите препоръки въз основа на тези констатации, както и копия или откъси от отговорите на мениджърите.
Запознайте се с мениджърите още веднъж и обсъдете грубия си доклад. Дайте им копия и отговорете на всички въпроси, които мениджърите могат да имат. Целта на тази среща е да се гарантира, че мениджърите разбират всичко, което сте направили и какво трябва да направят, за да се подобрят.
Променете и редактирайте отчета си, за да създадете окончателен проект. Окончателният проект трябва да включва резултатите от срещата за одитен преглед. Разпределете окончателния проект на мениджърите.
В продължение на шест до дванадесет месеца се свържете с отдела или компанията, за да разберете дали компанията или отделът са направили промени, за да отстранят проблемите, установени по време на одита.
Напишете официално писмо до мениджърите, като посочите какво сте научили по време на последващите действия и всяка допълнителна работа, която ще ви бъде необходима. Ако компанията или отделът отговарят на очакванията, посочете това в писмото и посочете, че след като сте изпълнили одиторските цели, които приключвате с одита.
Съвети
-
Бъдете готови за известно напрежение по време на одитния процес. Хората често са нервни за грешки, които може да откриете, дори ако грешките са невинни, защото твърде много грешки могат да означават, че работата им е на линия. Уверете ги, че вашата работа е просто да разследвате, да не давате никакви награди или наказания. Винаги обяснявайте точната причина, поради която изисквате конкретни данни, за да могат работниците да разберат вашата обосновка.
