Как да организирате и проследявате няколко променящи се задачи

Задача е единица работа. Обхватът на дадена задача може да варира от въпрос, който изисква минимален труд до такъв, който изисква значителен труд, който включва множество подзадачи за неговото завършване. Задачите обикновено са свързани със специфични, ограничени във времето цели и задачи. Като такива, организирането и проследяването на задачи е важно за постигане на целите и задачите. Чрез извършване на задачи на хартия, или компютърна програма, вие поемате контрола над вашия ден и в крайна сметка вашите краткосрочни и дългосрочни цели и задачи.

Елементи, от които се нуждаете

Списък със задачи
календар

Преминете през списъка със задачи и поставете цифрова стойност за всеки елемент въз основа на измерения му приоритет. Това нарежда вашите действия по начин, който ви дава най-добрия шанс да постигнете най-голямо въздействие през деня. Дайте приоритет на задачите, като вземете решение за важността на всяка задача за целите и задачите. Някои задачи ще дойдат с естествено чувство за неотложност, докато други могат да ви дадат пауза, за да преценят дали те имат някакво реално значение.

Оценете нуждите от време за изпълнение на всяка задача. Поставете времеви диапазон, който задава минималното и максималното време за изпълнение на всяка задача. Времето, необходимо за изпълнение на задача, може да повлияе на неговия приоритет за деня. Например, обикновена работа, която отнема пет минути, може да има предимство пред задача със сравнително по-голямо значение, което изисква от три до пет часа. Задачите, които изискват по-дълъг период от време за завършване, естествено трябва да бъдат календари през по-дълъг период от време.

Задайте крайни срокове за всяка задача. Крайните срокове насочват вниманието ви и насърчават вашето спазване. Някои задачи ще имат крайни срокове, определени от външни страни, като тези, установени от клиенти или външни институции. Други задачи ще изискват от вас да определите краен срок. Това ще бъде оформено от фактори като количеството време, необходимо за завършване на задачата и дали е необходим трудът на другите, за да изпълни задачата. Също така, когато делегирате задачи, това помага да се доставят заявки с крайни срокове, които са малко по-рано от вашия собствен срок за изпълнение на задачата.

Планирайте задачите. Това включва решение как да подредите задачите и дейностите в календара си. Помислете за естествената връзка между задачите, когато ги планирате. Ще спечелите най-голяма ефективност чрез обединяване на подобни задачи заедно - например, завършване на фактурирането за различни проекти в определен момент. Също така, помислете за вашите лични енергийни върхове по време на деня, когато планирате задачи. Ако умствената ви сила достигне върхове по време на сутрешните часове, планирайте задачи, които изискват оптимално психическо внимание през това време. Ако енергията ви спадне до 15 ч., Това може да е най-подходящото време за планиране на обикновените задължения.

Бъдете гъвкави. Можете да зададете приоритет, да зададете срокове и да планирате задачи по начин, който прави възможно най-ефективното използване на времето ви, само за да получите обаждане от някой, чийто собствен спешен списък изисква време и внимание. Не позволявайте това да провали вашите усилия. Техниките за управление на времето включват факторинг във времето за гъвкавост в дневния ви график. Също така, ако е жизнеспособна опция, определете определени периоди от време като "време без прекъсване" за задачи, които изискват високи нива на концентрация.

Проследете и отбележете напредъка си. Разработете визуална диаграма или график на вашия списък със задачи, който последователността на дейностите. Разработване на индивидуални диаграми на дейностите за основни задачи, които включват серия от подзадачи. Когато изпълнявате задачите и подзадачите, пресечете ги от списъка си. В края на всеки ден и края на всяка работна седмица прегледайте напредъка си и реорганизирайте задачите си с нови списъци и графики за новия ден и новата седмица.