Когато кандидатствате за безвъзмездна помощ, обикновено трябва да подадете предложен бюджет заедно с останалата част от предложението си. В почти всички случаи този бюджет трябва да бъде придружен от бюджетен разказ. Този раздел от пакета ви с предложения за безвъзмездна помощ помага да се обяснят и, по-важното, да се оправдаят номерата в предложения бюджет. Силен, подкрепен и добре написан бюджетен разказ помага да се убедят хората, които отговарят за отпускането на безвъзмездните средства, че вашата организация и проект са печеливш залог сред разнообразни кандидати.
Какво представлява бюджетният разказ?
Докато програмите за безвъзмездна помощ често изискват кандидатите да спазват специфични за програмата насоки, повечето пакети от грантове изискват предложението да включва планиран бюджет и придружаващ бюджетен разказ. Разказът може да се съдържа в отделен раздел на предложението или може да бъде приложен към бюджета като точки или бележки към конкретни бюджетни позиции. Макар че целта на раздела за бюджета е да даде на читателя незабавно впечатление от самите цифри, разказът трябва да бъде проектиран така, че да обоснове бюджета, както общо, така и по детайлизиран начин. Адекватното и точно обосноваване на всяка бюджетна позиция е особено важно за големите безвъзмездни средства. Разказните подробности трябва да помогнат на читателите да обяснят как и къде ще бъдат положително отразени безвъзмездните средства, ако предложението бъде прието.
Каква е функцията на бюджетния разказ?
Целта на бюджетния разказ е да обясни и обоснове прогнозираните разходи за плана на предложението. За да бъде ефективен, бюджетният разказ трябва да бъде написан ясно и сбито на обикновен език. Разказът обяснява защо всяка конкретна цена е необходима за постигане на целите на предложението и целите на програмата за безвъзмездна помощ. За да направите работата по-лесна и по-проста, създайте както бюджет, така и бюджетен разказ приблизително по същото време. Работата, която правите, за да създадете една секция, непременно ще информира и оформя другата, и обратно.
Как организирате бюджетен разказ?
Най-общо казано, бюджетните разкази ще бъдат организирани по подобие на бюджетната организация, тъй като целта му е да изясни и обоснове бюджета. Създаването на разказ, който имитира организационната структура на бюджета, помага да се засилят вашите данни и смисълът на едно сплотено предложение за вашия читател.
Започнете, като категоризирате всяка част от разказа си в съответствие с начина, по който самият бюджет прави. Може да искате да напишете отделен раздел за необичайно скъпи елементи, вместо да ги групирате в един параграф. В противен случай, в по-голямата си част, всеки елемент трябва да бъде включен в неговия параграф, под съответната категория. Включете конкретна информация за това защо е необходима конкретната цена, как тя е свързана с вашата програма и как тя подкрепя целите на субсидията. Освен това, ако е приложимо, включете документирана поддръжка за продукта, неговата цена и специфичен източник.
Какво е пример за разбивка на бюджета?
Един пример за разбивка на бюджета включва следните категории:
- Персонал и консултанти (или последователно ги разделяйте на две отделни категории)
- Допълнителни ползи
- пътуване
- Други договори и услуги
- Инструменти / Оборудване
- Консумативи и материали
- Приходи от програмата
- Разни
Безвъзмездните средства, за които кандидатствате, могат да имат свои собствени специфични изисквания за предложението като цяло или в частност бюджетния и бюджетен разказ. Винаги проверявайте изискванията си за финансиране, преди да финализирате предложението и бюджетния разказ. Повечето помощи очакват бюджетните позиции да бъдат категоризирани.
Напишете сякаш на приятел
За да бъде ефективна, съдържанието на бюджетния разказ трябва да бъде конкретно, разумно, практично и добре организирано. Имайте предвид, че целта на разказа е да оправдае предложените разходи и разходи и да докаже, че те са едновременно оправдани и необходими. За да създадете проект на разказа за всяка секция и бюджетна позиция, подходете към задачата така, сякаш обяснявате на заинтересован приятел, който е напълно несвързан с програмата, вашата компания, безвъзмездната помощ или финансиращата организация. Този човек иска да знае повече, но му липсва професионална подготовка или лексика, за да разбере инстинктивно целите ви. Ще трябва да го обясните на този заинтересован, неопитен приятел, като използвате ясни, прости думи и ясни мотиви.
Напишете всеки разказ, като че ли говорите директно на този човек. Това ще ви помогне да създадете описателен процес с разговорен поток, използвайки прост и ясен език. След като сте написали пълно описание на проекта, като използвате този подход, можете да се върнете назад и да преработите текста, за да се движи по-гладко и да коригирате всички проблеми с четливостта.
Повторете числата за яснота
Повторете точните цени в разказа си, ако приемем, че разказът ви ще бъде в отделен раздел от предложението ви. Това улеснява читателя да разбере бюджета ви и подробностите относно начина на използване на средствата. Ако бюджетът ви се основава на прогнози, обяснете как оценявате разходите и ако имате писмени оферти или оценки от външни доставчици, прикачете тези към предложението си като приложения.
Освен това, продължете с предположението, че вашият читател не е задължително да разбере как трябва да се използва всеки елемент или каква е неговата цел за постигане на целите ви. Включете ясни описания на начина, по който ще бъде използван елементът или какво услугата допринася за предложената от вас програма.
