Как да определите бюджетна среща

Бюджетните срещи са важни, защото те ви позволяват да представите пред своя шеф или началници, където вашият проект стои по отношение на бюджета си. В срещата можете да обсъдите възможни увеличения или намаления на разпределения ви бюджет и да предложите начини за намаляване на разходите, за да поддържате бюджета си на път. Бюджетните срещи също ви позволяват да се застъпите за повече финансиране за вашия проект или работа. Общите бюджетни срещи определят как даден отдел или компанията се справят финансово, и поставят цели и ограничения за контролиране на парите и остават печеливши. Сравнително лесно е да се организира бюджетна среща.

Елементи, от които се нуждаете

Конферентна или заседателна зала
Имейл услуга

Определете кой трябва да присъства на заседанието на бюджета. Обикновено трябва да поканите финансовия директор на вашата фирма, вицепрезидента на финансите или друго лице в ръководния екип на компанията, който отговаря за финансите. Ако работите за по-голяма компания, поканете лицето във вашия офис, което управлява парите, като администратор или управител на счетоводния отдел. Трябва също да поканите шефа си, ръководителя на проекта и всички други служители, свързани с вашия проект или отдел.

Проверете графиците на всички, които каните на срещата. Потърсете общи отвори, когато всички трябва да бъдат в града и в офиса. Някои офис инструменти, като Microsoft Outlook, ви позволяват да преглеждате графиците и наличността на други сътрудници.Ако нямате достъп до графиците на всички, попитайте техните помощници или самите индивиди как изглежда тяхната предстояща наличност.

Изберете продължителност на срещата, като например 30 или 60 минути. Оставете достатъчно време, за да представите бюджетната информация и да оставите място за въпроси и време за обсъждане. Ако смятате, че ще ви отнеме час, за да представите информацията за бюджета, изберете продължителност от 90 минути, за да разрешите допълнително време.

Изберете ден и час за срещата въз основа на това кога всички са на разположение и продължителността на срещата. Ако срещата ви продължи 90 минути, изберете първия 90-минутен интервал от време, когато всички са на разположение.

Изпратете известие за искане за среща по електронна поща и помолете всички получатели да отговорят, за да посочат дали приемат искането за среща или не са в състояние да го направят. Или настройте срещата по старомоден начин, като я резервирате лично или чрез помощника на участника. Когато поискате срещата лично или по електронна поща, дайте накратко общ преглед на дневния ред на срещите: бюджетни съкращения, финансови отчети, бюджетен статут и т.н.

Просрочете срещата, ако хората, които трябва да са там, не могат да присъстват. Изберете следващия свободен слот, когато финансовите надзорници и другите необходими хора са на разположение за планираната продължителност на срещата.

Напомнете на всички присъстващи за предстоящата среща тази седмица или тази сутрин. Ако сте изпратили искането за среща по електронна поща, софтуерът може автоматично да напомни на участниците електронно известяване.