Писмото за покана за оферти ще ви запознае с инициатора на офертата и ще покани потенциалните отговорили да научат повече. Писмото ще обобщи и изпрати необходимите материали и указания, за да отговори на поканата ви за участие в търг. Ще кажете на читателите кои сте, какво търсите и как ще отговаряте на въпросите на участниците в търга. Те ще открият как искате да получавате оферти и какъв е вашият график. Докато писмата за кандидатстване за кандидатстване често приемат един поглед, табличен формат и формати на бележки, можете да използвате официално писмо, за да представите резюме на процеса на офериране и да подчертаете основните му точки.
Поканете читателите да подават предложения за оферти, които отговарят на приложените документи за оферти. Документите ви за оферти могат да съдържат описание на процеса на оценяване и инструкциите на кандидата, като се посочва формата и съдържанието на материала, който трябва да бъде представен. Те могат също така да включват сроковете и условията, които участниците в търга трябва да очакват в договора, както и подробно описание или спецификации на услугите или стоките, които търсят. За указанията на вашите читатели предоставете списък с документи с надпис, който сте прикачили към писмото си.
Определете се като адвокат на офертите. Накратко представете бизнеса си с преглед на Вашата мисия, местоположение и уебсайт. Посочете също името и информацията за контакт на контактната точка на читателя за всички въпроси, свързани с искането за кандидатстване. Това може да е Вие или някой друг, на когото сте делегирали управлението на процеса на офериране.
Опишете начина, по който се стремите да кандидатствате. Предложи такива данни като местоположението, бюджета, обхвата и размера на предприятието. Обсъдете как това се вписва в рамките на вашите големи цели и задачи.
Представете графика си за целия процес на офериране. Посочете вашите крайни срокове и места за получаване на писма за намерения, въпроси и предложения за оферти. Посочете датите на планираните събития, свързани с оферти, като например среща за предварителна заявка, отваряне на оферти и публичен списък, срещи за подбор или награди.
Обърнете се към читателите към приложените от вас инструкции за наддаване за подробни указания за това какво да подадете и в какъв формат. Подчертайте, че обръщате специално внимание на предписаните формати и изисквания, и посочете възможността за дисквалификация на оферти в случай на несъответствие. Ясно посочете основата или критериите за възлагане на офертата и всяка друга информация, която бихте искали да подчертаете, като например броя на необходимите копия и как офертите трябва да бъдат запечатани, опаковани и етикетирани.
Повторете поканата си за участие в търг и след това благодаря на читателя за интереса му. Официално затворете писмото и след това подпишете вашето име и заглавие.
Съвети
-
Търсенето на оферти може да стане сложно. Консултирайте се с адвокат, преди да финализирате писмото и пакета за кандидатстване за оферти. Проверете писмото си за граматични и правописни грешки.
Блокирайте писмото и го отпечатайте на бланка.
