Ако предложите решение на дългогодишен проблем, вероятността вашият мениджър ще ви помоли да изпратите официално предложение. Въпреки че дължината варира в зависимост от информацията, която трябва да покриете, повечето официални предложения се състоят от някои основни компоненти, подобни на тези на официалните доклади. Те обикновено включват префаторни, телесни и допълнителни части. Както подсказва името, prefatory част от предложението въвежда читателя на концепцията.
Детайли на заглавието
Заглавието fly е първата страница на предложението, поставена непосредствено след заглавната страница, която не носи нищо друго освен заглавието. След това е заглавната страница, която освен заглавието носи и имената на писателя и лицето, което е упълномощило писателя да представи предложението, заедно с неговото обозначение, официален адрес и данни за контакт. На тази страница трябва да бъде посочена и датата на подаване на предложението.
писма
Писмено одобрените предложения трябва да съдържат писмо за разрешение, непосредствено след заглавната страница. Това е последвано от изпращането или придружителното писмо, написано от лицето, изготвило предложението. Придружителното писмо трябва да адресира получателя и да идентифицира предложението чрез неговото заглавие. Това официално писмо обикновено дава информация за целта на документа, без да навлиза в подробностите на това, което обхваща, или заключенията, при които авторът е пристигнал. Авторът може да използва придружителното писмо, за да признае помощта, която е получил при подготовката на предложението.
Съдържание
Съдържанието съдържа описание на структурата на предложението. Той съдържа изчерпателен списък на заглавията в документа, заедно със съответния номер на страница до всеки. Изключително важно е тези заглавия да се съгласуват с достатъчно пропуски и лидери, за да се даде ясна представа за информацията. Ако предложението съдържа значителен брой фигури, таблици, графики или други нагледни материали, те трябва да бъдат изброени на отделна страница като „Списък с илюстрации“ непосредствено след съдържанието.
Резюме
Тази част съдържа кратка информация за съдържанието, което се съдържа в предложението. След очертанията, съдържащи се в съдържанието, резюмето представя темата, дава съответните данни и обобщава заключенията и препоръките на лицето, което прави предложението. Целта на това резюме е да предостави птичи поглед на темата за бърз прочит от заети ръководители. Въпреки че това се появява пред основната част на предложението, е по-лесно да се състави тази част последно, след като се събере целия документ.
