Често, когато дадена организация търси помощ отвън за даден проект, тя издава ППП или искане за предложение. След това изпълнителите отговарят на RFP, като очертават как могат да помогнат с проекта и защо тяхната компания или екип е най-добрият вариант за работа. За да получат най-пълните отговори и да направят правилния избор, RFP трябва да съдържат някои основни данни.
Заявката за участие трябва винаги да започва с въведение и преглед на организацията, която издава заявката, и на проблема или проекта, където е необходима помощ. Въвеждането обикновено е не повече от параграф или два и трябва да включва и датата на проекта и предложения бюджет. Включването на тази информация помага на фирмите да вземат решение дали да отговорят на RFP.
Подробности за проекта
Втората част на RFP трябва да съдържа подробности за конкретния проект или програма. Дайте подробности за целта и структурата на проекта, както и подробности относно екипа, който работи по него, местоположението, графика и статуса. Тази информация помага на анкетираните да разберат контекста на проекта; след това те могат да адаптират своя отговор към нуждите на искащата организация.
Обхват на услугата
RFP трябва да уточни какви услуги търсите от външна фирма. Този обхват на услугата е може би най-важната част от RFP, тъй като отговарящите фирми ще полагат големи усилия да разработят предложения, които отговарят на всички ваши нужди. Въпреки че трябва да включите конкретни задачи, които са ключови за завършване на проекта, списъкът с необходимите услуги трябва да бъде доста общ, тъй като всяка отговаряща фирма ще има свой собствен подход към проекта. Позволявайки на външните фирми да уточняват своите идеи и процеси, може да ви помогне да вземете по-информирано решение за най-добрата компания за работата.
бюджет
Докато някои фирми, които издават RFP, се колебаят да включат бюджетна информация, ако имате строг бюджет, след това я включете в RFP. RFP трябва да включва раздел, в който се иска от фирмите да уточнят как планират да използват бюджета, както и разбивка на техните изисквания за плащане и плащане. Също така включвайте информация за вида на договора, който предоставяте, и продължителността на договора.
квалификационна
Когато избирате външна фирма, която да работи с вашата компания, искате най-добрата, най-квалифицирана фирма, която можете да си позволите. RFP трябва да включва раздел, в който фирмите, които отговарят, могат да уточнят своите квалификации за работата. Ако търсите конкретен опит, тогава помолете анкетираните да уточнят своите умения и опит в тази област. В допълнение, поискайте препратки или за компанията като цяло или за отделните членове на екипа.
Оценка и подаване
ОГП трябва да включват разбивка на критериите за оценка и насоки за подаване на предложението. Бъдете ясни и конкретни, като посочите датата и часа на крайния срок, както и конкретен адрес, на който ще получавате предложения. Ако има обстоятелства, които биха довели до незабавна дисквалификация, включете и тези.
