Системата за заплати осигурява средата, необходима на работодателя, за да обработи своите ведомости. Докато системата за заплати удовлетворява нуждите на работодателя, последната може да използва системата, която иска.
наръчник
След внимателно обсъждане трябва да се избере система за ръчно изчисляване на заплатите. Тази система изисква лицето да обработва цялата ведомост на ръка; увеличаване на вероятността от грешки. Работодателите трябва да ползват система за ръчно изплащане на заплати само ако имат малко служители. Ползата от тази система е, че тя е евтина за изпълнение.
Работодателите могат да си купят стандартни листове за време от един стационарен магазин и да ги попълнят от служители. Работодателят може да извършва изчисления на заплати и данъци на калкулатор, да пише ръчно заплати / плащания за заплащане или да използва пишеща машина и да съхранява хартиените данни за заплатите в кутии за съхранение. Все пак опитът да се използва тази система, ако някой не е осведомен за законите за заплатите, или ако работната заплата е твърде голяма, може да доведе до неточна заплата и данъчна обработка.
Компютризирана в къщата
Вътрешната компютъризирана система е жизнеспособна алтернатива, ако работодателят иска да елиминира ръчното обработване на заплатите. Тази система включва използването на софтуер за заплати, като Z-Pay, Ultipro и QuickBooks, който може да съхранява данните за заплатите за спазване на изискванията за съхранение. Той изчислява заплатите и удръжките въз основа на въведените данни. Например, персоналът на ведомостта на възнагражденията би въвел статута на подаване на служителя, състоянието на работата и надбавките в софтуера за заплати. Софтуерът за заплати съдържа федералните и държавните таблици за удържане на твърд код в системата и извършва изчисленията.
Тази система изисква служителят да инвестира и да поддържа софтуер за заплати. В зависимост от сложността на софтуера, персоналът може да изисква продължително обучение. Ако работната заплата е малка, единственото лице за заплати може да се справи с обработката на заплатите. Но ако работната заплата е голяма, с хиляди служители, работодателят ще трябва да наеме пълен персонал, който може да включва служител / асистент по ведомост, специалист по заплати, ръководител на работната заплата и мениджър на заплатите. Тази система може да се окаже скъпа за работодателите.
Аутсорсинг
Аутсорсингът на работната заплата на доставчика на услуги за заплати често е рентабилна и спестяваща време алтернатива за работодателите. Разходите за заплати включват професионалисти, които обработват работната заплата на клиентите, включително директни депозити, живи чекове и обработка на W-2. Работодателите плащат фиксирана такса за тази услуга, като елиминират необходимостта от заплащане на заплати и обезщетения на персонала на място. Освен това работодателите не трябва да се занимават с проблеми със софтуерното осигуряване. В крайна сметка, аутсорсингът на работната заплата дава на работодателя време да се съсредоточи върху други задължения.
Много доставчици на работни заплати предлагат онлайн решения за заплати, които позволяват на работодателите да имат достъп до данни за заплатите на служителите и онлайн регистри за заплати. Освен това услугите за заплати обикновено предлагат на клиентите различни методи за предаване на работните часове за всеки платежен период, като например по факс, по електронна поща или онлайн.
Недостатъкът на аутсорсинга е, че когато служителите имат проблеми със заплатите, незабавна помощ може да не е налице. Освен това, когато услугата за изчисляване на заплатите прави известни грешки в данъка върху заплатите, IRS наказва работодателя, а не услугата за заплати. Следователно, някои работодатели наемат администратор на работната заплата на място, който работи като служител за връзка с работната заплата и работодателя.
