Компаниите имат два основни бизнес цикъла: цикъл на приходите и цикъл на разходите. Задълженията към пълния цикъл са част от по-големия цикъл на покупките и разходите. Състои се от пълната гама от необходимите счетоводни дейности, необходими за завършване на покупката, след като поръчката е била поставена и продуктът или услугата са получени. Пълният цикъл на разплащателните сметки включва съгласуване на документи, одобряване на фактури, издаване на чекове и записване на плащанията.
Съвети
-
Заплащането на пълния цикъл може да се отнася до пълния процес на получаване, проверка и плащане на фактура, или работа, която води до отговорност за целия процес.
Цикълът на задълженията по сметки
В процеса на плащане на сметките участват три основни документа: поръчка за покупка, отчет за получаване и фактура на продавача.
- Когато фирмата е готова да направи покупка, отдел за покупки ще изпрати Поръчка на доставчик. Този документ описва исканата стока, цената и количеството. Поръчката за покупка задейства продавача да изпрати стоката.
- След като фирмата получи стоката, получаващата служба ще попълни получаване на доклад, Този доклад документира точните стоки, съдържащи се в пратката. Ако пратката съдържа повредени предмети, служителят го отбелязва в доклада.
- Продавачът изпраща фактура на доставчика искане за плащане за предоставените стоки или услуги. Този документ се изпраща на сметки, платими и задейства процеса на плащане.
Процедури за задължения към сметки
Създава се добре управлявана компания за сметки внимателно определени процедури да ръководи процеса на плащане на сметки, за да предотврати грешки и да ги открие, когато възникнат. Същите процедури могат също да възпрепятстват и открият умишлено фалшифициране и да предоставят одитна следа за по-късна употреба в случай, че несъответствие трябва да премине незабелязано. Тези процедури варират между компаниите и отделите, но като цяло следват сходен модел:
- След като получи фактурата на доставчика, екипът, който трябва да плати, извършва a трипосочно съвпадение чрез сравняване на информацията за поръчката за покупка с тези в доклада за получаване и фактурата на доставчика, за да се гарантира, че информацията е последователна.
- Ако дължимите сметки могат да проверят, че стоките от фактурата на продавача са били поръчани и получени от компанията, фактурата е одобрена за обработка на плащания. Това се прави чрез ваучер, подпис или печат.
- Ако има несъответствия - ако полученото количество не съвпада с поръчаното количество и фактура, или ако продуктът не е точно както е поръчано - вземанията ще се опитат да проследят източника на проблема при необходимост с приемащия отдел, продавача или крайния потребител, който е направил поръчката.
- В големите компании действителното плащане се обработва от отдела за финансите. Въпреки това, дължимите сметки са отговорни за издаването на плащания в повечето малки фирми. След като фактурата е заложена за плащане, дължимите сметки изпращат потвърдената документация заедно с чек на подписалият фирмата чек.
- След като проверяващият подпише и подпише, дължимите сметки изпращат чека и маркира фактурата като платена в счетоводната система.
Ролите на пълния цикъл на задълженията
Характеристиките на задълженията, които се заплащат, също често се обозначават като „пълен цикъл“. Това означава, че служителят, който се заплаща, е отговорен за всяка част от процеса на плащане, за разлика от специализацията в една или повече специфични области. Потенциалните отговорности могат да включват тристранно съответствие, преглед на отчетите за разходите за точност, прилагане на отстъпки за плащане и издаване на плащания към доставчици.
Когато тези позиции се рекламират, отделът по човешки ресурси или мениджърът, отговорен за наемането, обикновено се опитват да изработят въпроси за интервюта, които се заплащат по сметки, които точно оценяват запознатостта на кандидата с целия процес, и идентифицират слабости или области на неопитност.
