Програмите са като високооктаново гориво за срещи - те могат значително да подобрят ефективността и производителността на всеки процес на вземане на решения. Един добър дневен ред може да намали броя на срещите, необходими за попълване на проекта наполовина и значително да намали тенденцията срещите да се разделят на дискусии, които не са полезни за постигане на целите.
Ролята на дневния ред
Целта на дневния ред е да се улесни процесът на вземане на решения сред членовете на групата. Това може да е за технологична надстройка или дискусия в бюджета. Дневният ред помага да се запази присъствието на участниците в срещата върху окончателното решение. Програмите също улесняват оценката на успеха на срещата, като осигуряват контролен списък за последващи действия и отчетност.
формати
В първия ред от дневния ред трябва да се посочат целта и целта на срещата. Някои формати на дневния ред предпочитат да посочват целта заедно с подцелите след всяка точка от дневния ред. И двата формата създават рамка за обсъждане. Програмата може да варира от проста до сложна. Те могат да включват приложения и материали за четене или дневен ред от предишната среща. Видът на използвания формат обикновено се определя от формалността и продължителността на срещата. Добро правило е, че форматът трябва да съвпада с роклята на участниците в срещата; това означава, че среща, изпълнена с сандали и шорти, може да се осъществи с неформален дневен ред, докато стая, пълна с костюми, може да изисква официален дневен ред.
Неформално срещу формално
Кратката или неофициалната среща може да бъде включена в имейл или напомняне за среща. Тя може да съдържа един ред за целта на срещата и след това три до пет кратки дискусионни въпроса. Дългият дневен ред обикновено е цяла страница, която включва заглавие, място на срещата, дата и час, цели и теми или точки на обсъждане. Дългите срещи трябва да включват и време за всяка тема на дискусията и името на водещия. И двата формата на дневния ред трябва да завършват с раздел за "Следващи стъпки" за последващи действия. Тези „следващи стъпки“ ще станат основа за темите на дневния ред на следващата среща.
