Рецепцията на сградата е информационният център за всичките му операции. Това не е само място, където да се регистрирате за назначаване, но също така може да стане жизненоважно при спешен случай. По време на извънредна ситуация рецепционистът получава подходяща информация за ситуацията и разпространява тази информация до съответния получател, което води до бързо и правилно приключване на инцидента.
Препарати
В началото на извънредна ситуация рецепционистът става командир на инцидента и бюрото му се превръща в команден център за инциденти. За да функционират правилно по време на аварийните процедури, всички важни инструменти трябва да са наблизо. Периодично проверявайте телефона, системата за пейджинг и радиостанциите, за да сте сигурни, че всички те функционират правилно. Инвентаризирайте аварийните си консумативи, като комплект за първа помощ, AED, бутилка кислород, фенерчета и одеяла. Уверете се, че имате адекватни доставки на хартия за бележки, химикалки и моливи в ръка. Трябва да има наръчник за спешни процедури, заедно с листове за бърза справка, които да се използват по време на инцидент.
Приоритети
След като се появи извънредна ситуация, дайте приоритет на това, което е и не е непосредствена грижа, с която да се занимавате. Например, може да получите телефонно обаждане от служител, който иска служител по сигурността да я придружи до колата си. Вашият отговор трябва да бъде по следния начин: "Сигурността е замесена в спешна ситуация по това време и не е в състояние да ви помогне; би било по-добре да помолите колега да ви придружи."
Процедури при спешни случаи
Веднага отворете ръководството за аварийни процедури към съответния раздел и го позовете по всяко време, когато не сте напълно сигурни какво да правите. Следвайте вашите писмени процедури в реда, в който са изброени, и се опитайте да останете спокойни. Това спомага за намаляване на вероятността от грешки от ваша страна.
Наблюдавайте всички приоритетни комуникации и съдействайте за предаването на важния трафик на радиото на подходящите хора. Изчакайте да уведомите полицията или пожарната.
Продължете да наблюдавате проникване и излизане във вашия имот, което ще позволи по-добър контрол на достъпа по време на аварийната ситуация. Това може да стане чрез гледане на видео наблюдавани входни точки, както и чрез проверка на лицата за правилен идентификационен номер при влизане и излизане. Бъдете актуални в дневника на посетителите си, като проверявате индивидите, когато е необходимо.
Обърнете внимание на непосредствената си рецепция, търсейки подозрителни хора или предмети. Незабавно докладвайте нещо необичайно.
Когато пристигнат полицаи и пожарни служители, им помогнете с ескорт, който чака на бюрото ви, за да ги насочи към спешната сцена. Ако ескорт не е достъпен, дайте им опростена карта за упътвания. Ако е необходимо, бъдете подготвени да помагате на властите при процедурите за евакуация.
След инцидента се уверете, че сте попълнили цялата необходима документация за отчета. Това помага на дружеството да има проблеми с отговорността и да подобри бъдещите процедури при спешни случаи.
