Разбираемо сте разочаровани от формалното отхвърляне от всякакъв вид. Но не забравяйте, че почти всяко решение може да бъде обжалвано, което означава да поиска от решаващата страна да погледне отново и да преразгледа решението си. Начинът, по който пишете своето писмо за преразглеждане, наричано също писмо за обжалване, има много общо с това дали вашата молба ще бъде изпълнена или дори ще получите втори поглед.
Бъдете кратки и преки
Хората, които вземат решения като тези всеки ден, са претоварени с комуникации, включително много писма за преразглеждане. Така първото им впечатление от вашето писмо може да повлияе на начина, по който те се чувстват по отношение на вашата молба, преди дори да я прочетат. Ако е натъпкано с дълги параграфи, те са уморени от самото начало; и дори може да го избута до дъното на купчината. За да направите най-доброто впечатление:
- Дръжте писмото си на една страница.
- Напишете кратки параграфи.
- Използвайте куршуми, за да го направите по-лесно за четене.
Използвайте правилния бизнес стил
Писмо за преразглеждане, или писмо за преразглеждане, е важно и следователно изисква формален бизнес формат и стил. Имайте предвид тези неща, когато създавате писмото си:
Използвайте блоков формат: Блоковите и отстъпените формати са най-често използваните в бизнес писма. В блоков формат всяка линия е вляво. Параграфите са обозначени с допълнително място, вместо с вдлъбнатини. Въпреки че можете да използвате и двете, стилът на блока прави точките на куршумите да се открояват, тъй като всички останали копия се изравняват наляво.
Започнете с адреса си: Пропуснете адреса си, ако използвате бланки. В противен случай, напишете адреса си на два реда: Уличен адрес на линия 1 и град, щат и пощенски код на линия две. Напишете думи като "Улица", "Път" и състоянието си. Не включвайте името си в този раздел.
Добавете датата: Прескочете един ред и добавете днешната дата, ако ще изпратите писмото си днес или утре. Ако го изпращате по-късно, дайте го близо до момента, в който ще го изпратите по пощата. Или променете датата точно преди да я отпечатате и изпратите по пощата. Даването на текуща дата показва, че Вашето писмо е важно. Ако е седмица по-рано от времето, когато вашият мениджър го види, то изглежда като стари новини, които не могат да имат значение.
Добавете информацията за получателя: Пропуснете един ред след датата и използвайте толкова редове, колкото е необходимо, за да включите цялата уместна информация на получателя, включително официално име, пълно и точно заглавие и фирмено име и адрес.
Пример за написване на писмо до съдия:
Почетен Джон Х. Кранстън
Окръжен съд (или каквото и да е пълното име на съда)
Адрес на съда
Град, пощенски код (без запетая между държавата и пощенския код)
Пример за писане на писмо за съдействие в колеж:
Г-жа Мередит П. Джонстън
Декан на студентите
Milbert College
Адрес на улица
Град, щат и пощенски код
Поздравявайте официално: Използвайте пълното официално име от документа за отхвърляне. Например, "Уважаеми съдия Кранстън:" или "Уважаеми Дийн Джонстън:" Забележете, че поздравът завършва с двоеточие.
Уверен, не арогантен: Тонусът, който пишете в писмото ви за реконструкция, може да бъде фактор за постигане или прекъсване. Не приемайте антагонистичен, ядосан или превъзходен тон. Стремете се да чуете увереност в искането си, но скромно да питате.
Заявете заявката си предварително
А писмото не е място за умно отваряне. Лицата, които вземат решения, искат да знаят за какво е писмото ви. Например:
- Пиша ви, за да ви помоля да преразгледате решението си по дело № 4325671, което беше дадено на (месец, ден, година). Решението е приложено към това писмо за ваше удобство.
Поставянето на копие от вашето писмо с решение или документи улеснява получателя да се позовава на детайлите на вашия случай, без да се налага да го търси. Той също така намалява вероятността те да отложат вашето писмо, докато търсят вашите документи по случая.
Добавете нова информация
Най-добрият ви шанс да преразгледате и обърнете отхвърлянето е, ако имате нова информация в писмото си за преглед, което не е било дадено по време на първото решение. Дайте ясно да се разбере, че това е нова информация и да я обясните накратко, но така че е лесно да се разбере. Например, ако сте били изведени от училище поради нарушение на правилата или сте обвинен в престъпление в съда:
„Имам нова информация, която засяга този случай:
- Свидетелят е излязъл с доказателства, които ме поставят далеч от мястото, където се извършват въпросните дейности.
- Заклетото и нотариално заверено изявление на свидетеля е приложено. "
Умолявайте рационално, а не емоционално
Ако нямате нова информация, опитайте се да придадете нов случай на случая или да поискате да бъде преразгледан по различен начин. Хората, които вземат тези трудни решения, получават много писма за преразглеждане. Досега са чували всички възможни извинения и молби. Защо твоето трябва да е изключение? Избягвайте да изразявате своите трудности или опустошения. Всеки, който е отхвърлен, е разстроен, но това не е основателна причина да се отмени решението. Например, в случай на отхвърляне на приема на колежа, вместо:
"Аз ще бъда единственият член на семейството в три поколения, които не посещават колежа Милбърт."
Посочете случая си по-рационално и обърнете внимание на ползите за училището:
' Дванадесет членове на моето семейство са горди дипломанти от колежа Милбърт и трима от тях, които допринасят за всички студенти:
- Подпомагане изграждането на арката на кулата.
- Набиране на средства за разширяване на отдела по биология.
- Председател на ежегодния конкурс за поезия на Фултън.
Аз също искам да добавя моите приноси към Milbert College. Поради тези причини считам, че моят статут на наследен кандидат трябва да бъде разгледан допълнително. "
Затваряне на Вашето писмо за преразглеждане
Завършете писмото си за преразглеждане с бързо благодарствено писмо. Добавете официално затваряне и посочете, че приложенията са включени. Например:
Благодаря ви, че отделихте време и усилия, за да преразгледате решението си.
На Ваше разположение,
(Пропуснете четири реда, за да подпишете името си)
Вашето пълно име
Заглавие, ако е уместно
(Прескачане на един ред)
Приложения: документи за съдебно решение
Използвайте програма за граматика и правопис, за да проверите и поправите всички грешки. Отпечатайте, подпишете и изпратете по пощата писмото си за преразглеждане незабавно.
