По време на бизнес месеца на компанията счетоводителите правят няколко вписвания в счетоводната система. Някои от тези записи се появяват като записи в регистъра, наречени „записи в дневника“, направени директно в главната книга. Някои от тези записи, когато бъдат въведени в един месец, трябва да се отменят през следващия месец, за да се изчисти сметката. Една област, за която се прилага това, са месечните начисления.
Реверсивни записи
Вписване, което изисква сторниране, включва суми, въведени в счетоводната система за разпределяне на разходи, които обхващат два счетоводни периода. Например, ако фактура за плащане по заема само за лихви се дължи всеки месец на 15-то число, само половината от записа се прилага за текущия месец, а другата половина на вписването се отнася за следващия месец. За да се приспособи към тази сделка, счетоводителят би струвал половината от сумата през текущия месец и ще направи коригиращ запис за втората половина от сумата. В началото на следващия месец счетоводителят ще трябва да обърне коригиращия запис, за да изчисти сметката. Предимството на използването на заден запис е, че то позволява на счетоводителя да отразява разходите в периода, в който те възникват.
Натрупани
Счетоводителите създават записи за разходни позиции, които не са получени. Ако например таксувате клиент за $ 500, но е необходимо да платите на продавач $ 100 за завършване на работата по тази фактура и не сте получили фактурата на доставчика, трябва да се натрупате за него. Целта е да се гарантира, че за генерираните приходи разходите се записват. За месеца, който сте таксували на клиента $ 500, ще натрупате разход в размер на $ 100 за доставчика, който изисква запис за заден ход през следващия месец. Въпреки това, когато натрупвате и отменяте записи, не можете да забравите да направите обратния запис или сметката ви за разходи да бъде преувеличена. Недостатък на използването на заден ход е възможността да забравите да ги направите.
Двойна работа
Връщането на записи изисква система за проследяването им, за да се гарантира, че те се изпълняват успешно. Без да проследявате вписвания в електронна таблица, няма да знаете какво да обърнете през следващия период. Счетоводните системи, които изискват въвеждането на заден ход, изискват от счетоводителя да извърши двойна работа. За всяко вписване, което изисква обрат в следващия период, счетоводителят трябва да направи два записа, по един във всеки период. Това може да бъде тромава задача и изисква проследяване на всякакви грешки, тъй като сумите, въведени в един период и обърнати в следващия, трябва да бъдат еднакви за нулиране.
Завишени или занижени сметки
Друг недостатък при използването на заден запис е, че грешките могат да надценяват или подценяват сметката. Въпреки че начисленията позволяват на счетоводителя да следи правилно направените, но не и получени доходи или разходи, забравяйки да отмени вписването, той може да се окаже в преувеличена или занижена сума в сметката, защото записът за заден ход ще отсъства.
Повече записи, повече грешки
Използването на реверсивни записи удвоява работата на счетоводителя, а шансът за грешки се увеличава, когато ръчната работа се увеличава. Най-ефикасна може да бъде система, която осигурява автоматичното обръщане на натрупаните записи, тъй като първоначалният запис трябва да бъде направен само веднъж. Макар че счетоводителят все още ще преглежда заглавията на заден ход, тя няма да трябва да удвои работата си.
