Предприятията и организациите действат по систематичен начин, който отразява размера, целта, етапа на развитие и целите на компанията. Организационната схема или организационната диаграма е визуално представяне на тази вътрешна система и структура, която прави операциите и ролите на компанията по-лесни за разбиране. Тъй като не всички организации работят по един и същ начин, съществуват различни видове структури на организационната структура, включително функционална, матрична, разделена и плоска. Всяка от тези организационни схеми на компанията има уникален външен вид и предоставя подробна снимка на структурата на организацията. Организационните диаграми са отличен инструмент за визуализиране на връзките за отчитане и ролята на екипа в организацията.
Защо организационната структура е от значение
Известна цитат от Hockey Hall-of-Fame индуктор Wayne Gretzky казва, че пропускаме 100% от снимките, които не приемаме, което в контекста на хокея, живота и бизнеса означава, че не можете да постигнете цел, ако не вземете Действие или "изстрел". _ Визията и мисията на една компания могат да бъдат убедителни, но без ясно дефинирана структура, организацията няма посока, няма ясни цели и цели, по които да предприема действия, следователно липсва 100% възможности за постигане на успех. Например, в случайна организация, служителите и отделите може да не разберат ролята си и значението на техния принос, което може да доведе до липса на морал и прегаряне. Когато една компания визуално дефинира своята организационна структура, се изясняват длъжностните характеристики, взаимоотношенията и ролите на отделните лица и отдели, а постигането на цели става много по-лесно.
С нарастването на организацията може да се наложи схемата на организационната структура на компанията да бъде модифицирана, за да отразява промените в компанията в хода на нейното развитие. Например, стартирането може да започне с плоска диаграма, но тъй като те набират скорост, се преместват на дивизионен график, когато се развиват нови региони и под-марки. Когато текущата ви бизнес структура не дава възможност на вашите екипи да изпълняват своите цели бързо, потърсете указания, за да прецените дали реорганизирането на структурата ви ще възстанови инерцията и по-бързо постигнете целите си.
Видове структури на организационните схеми
Диаграма на организационната структура прилича на карта на различни хора и отдели в организацията; бизнес еквивалент на семейния genogram, който изобразява връзките между различни членове на семейството. Точно както семейното genogram ни помага да разберем структурата на семейството и ролите на хората в семейството, организационната структура ни помага да разберем ролите на хората в компанията.
Това са четирите основни типа структури на организационната диаграма, които могат да отразяват текущите операции на фирмата ви или да ви помогнат да се преструктурирате в различен режим на работа:
- Функционално: Функционалната организационна диаграма на организацията описва това, което повечето хора биха асоциирали с бюрократичните или йерархични режими на работа. Това е традиционна структура отгоре надолу с C-Suite на върха, следвана от други висши ръководители и средни мениджъри с най-голяма власт и влияние в компанията. Има относително малко служители, изброени в горната част на диаграмата, като все повече служители или отдели са изброени в дъното на диаграмата. Колкото по-надолу отиваш в организацията, толкова по-малко хора имат. Хората са разделени на отдели в зависимост от тяхната функция или набор от умения в компанията. Примерите за йерархични организации включват военните, повечето корпорации и организираните религии. Едно от основните предимства на функционалната структура е способността на всеки служител и отдел да се съсредоточи само върху това, което вършат най-добре, без да се притесняват за другите работни части на организацията. В същото време, липсата на комуникация между отделите може да забави напредъка към общите цели на организацията, тъй като дясната ръка често няма представа какво прави лявата ръка.
- Матрицата: Матричната организация на организационната схема е подобна на функционалната структурна структура на компанията, с изключение на това, че служителите се отчитат пред поне двама надзорници, в зависимост от ситуацията и проекта. Например, те могат да имат един главен шеф, но след това различни ръководители на проекти за три различни проекта, по които в момента работят. Това означава, че те са отговорни за докладването на четири различни лица. Въпреки че тази таблица все още показва предимно връзките отгоре надолу, ще видите и хоризонтални линии на взаимоотношения между хора или отдели на едно и също ниво, защото хората трябва да се отчитат помежду си по конкретни проекти. Едно от предимствата на матричната система е, че позволява лесно общуване между отделите. Но недостатък на структурата на матрицата е, че служителите могат да бъдат объркани или претоварени, ако трябва да докладват на толкова много различни началници едновременно, всеки със собствен стил на управление и изисквания.
- Дивизионни (включва географски): Дивизионната структура на фирмената структура се прилага за големи компании, които включват няколко марки или географски местоположения под техния чадър. Пропастта е отличен пример за дивизионна организация. На тяхната организационна диаграма например, The Gap е в списъка, а след това марките, които управляват, са изброени на второто ниво на графиката, включително The Gap, Old Navy, Banana Republic, Athleta и Hill City. Всяко едно от тези подразделения има собствена функционална структура на организационната схема. Друга компания, която работи по този начин, е Fabletics, чието име е включено в началото на класацията, а след това техните подразделения на марката на втория ред, включително JUSTFAB, Shoedazzle и Fabletics и Fabkids, като всяка дивизия има своя собствена функционална структура. Дивизионните таблици могат да включват различни типове структури на организационната диаграма при всяко разделение. Докато едно разделение работи с функционална структура, друго може да използва матрична структура, докато новоразвиващото се разделение е най-добре категоризирано като плоскост. Силата на дивизионната структура е, че различните подразделения в рамките на една и съща компания имат правомощия да действат автономно като организации. Въпреки това, комуникацията между разделенията може да бъде трудна и различията в политиките и процедурите могат да направят преживяванията на служителите коренно различни от едно разделение на друго.
- Flatarchy: В една плоскост, служителите са добре дошли да допринесат с нови идеи или да участват в мозъчни тръстове, независимо от позицията. Организационната схема все още прилича на йерархия, тъй като има надзорници, но надзорните органи и служителите могат да бъдат обединени в категории, наречени „плоски екипи“, където идеите на всички са еднакво важни. Компании като Google, Linkedin и 3M приветстват своите служители да участват в иновационни групи и осигуряват време за индивидуална креативност и проекти, които могат да бъдат от полза за цялата организация. Вместо нови идеи, идващи отгоре надолу, новите идеи се приветстват откъдето и да се създават. Силата на плоскословието се крие в богатството от възможности, които се отварят за организацията, когато новите идеи не се ограничават само до умовете на няколко избрани. Въпреки това, необходимо е силно изявление за мисията и визията, за да се запази всеки на една и съща страница, за да се избегне преследването на идеи в много различни посоки едновременно.
Създаване на структура на организационната структура
След като разберете дали вашата организация работи, използвайки функционална, матрична, разделена или плоска структура, можете да създадете диаграма на организационната структура, която отразява начина ви на работа. Microsoft Office, Airtable, SmartDraw и Insperity OrgPlus са софтуер, предлагащ възможности за организационни графики, които ви позволяват да изберете желаната структура и след това просто да включите подходящата информация за всяка позиция, отдел или отдел в рамките на вашата организация. Този софтуер автоматично създава диаграма, която можете да използвате, за да увеличите комуникацията и ефективността на вашата организация. Опциите варират от безплатни до платени версии, като безплатните версии са най-подходящи за по-малките фирми и платените по-подходящи за по-големи организации или тези, които искат високо персонализирани графики.
Вашата завършена организационна диаграма може да бъде полезна за разясняване на ролите на ръководството, като помага на служителите да разберат пътищата за популяризиране в компанията или да съобщават планове за бъдещето. Някои компании използват своите графики за двойна цел като фирмена директория, пълна с телефонни номера и имейл адреси.
По време на организационния преход, изготвянето на разнообразни схеми на организационна структура може да ви помогне да направите мозъчна атака, като оцените всяка структура и как тя може да бъде от полза за вашия бизнес - безценен инструмент за вземане на информирани решения в бъдеще.
