Ако седите зад рецепция, вие сте първият човек, който посетителят се среща във вашата компания. Първите впечатления се броят, вашето поведение и отношение са важни. По всяко време трябва да търсите професионално и приветливо впечатление, дори ако сте заети с други задачи. Не забравяйте, че посетителят не прекъсва бизнеса ви, той е вашият бизнес.
Поздравителни посетители
Погледнете нагоре, когато някой се приближи до бюрото ви и се усмихне. Ако сте на бизнес разговор, направете контакт с посетителя, за да посочите, че я виждате и скоро ще бъдете с нея. Веднага след като завършите телефонното си обаждане, фокусирайте се върху посетителя с усмивка. Извинете се за закъснението и попитайте как можете да помогнете. Поставете топлината в въпроса, така че не изглеждат неприлично.
Приветстващ етикет
Попитайте посетителя дали той би искал да седне, докато се свържете с човека, с когото се среща. В зависимост от политиката на вашата компания, предлагайте кафе или чай или насочете посетителя към кафенето. Предложете да окачите палтото си или да му покажете къде може да се окачи. Обадете се на лицето, което ще се срещне с посетителя. Използвайте г-жа или г-н, когато обявявате посетителя.
Личен начин
Освен усмивката, модулирайте гласа си. Имайте предвид, че можете да предадете това, което мислите, с тона на гласа си. Не дъвчете дъвка, взимайте лични телефонни обаждания или текст, когато някой чака. Ако говорите с колеги, спрете и се съсредоточете върху посетителя. Не яжте на бюрото си. Ако не можете да го избегнете, изберете храни, които нямат продължителен аромат. С други думи, не пица или спагети.
Външен вид на бюрото
Поддържайте чисто и подредено бюро, дори ако имате други задачи, освен да работите с посетителите. Може да имате купчини хартия, за да работите, но те не трябва да се разпространяват по цялата ви зона на приемане. Не забравяйте, че вашата рецепция промотира вашата компания и трябва да изглежда професионално - не претоварвайте бюрото си с дрънкулки, забавни приспособления, снимки или играчки за бюро.
