Когато управлявате проект, най-важното е да знаете какви са резултатите. „Резултатите“ са еднозначен термин, който винаги се чува в бизнеса и би било лесно да се мисли, че се отнася до физически продукти, които човек получава, но това е далеч по-широкообхватно.
Какво представляват резултатите?
По същество резултатите са резултат от проекта. Но има няколко вида резултати: вътрешни и външни резултати, както и резултати от проекти и процеси.
Външните продукти са услугите или продуктите, които клиентът или клиентът е ангажирал да предостави. Това е нещо, което вашият бизнес създава за продажба, за да генерира доход за компанията.
Вътрешните резултати са задачи и работа, извършени в компанията, която не е клиентска, а изискване за успешно управление на бизнеса. Подаването на данъци, правенето на документи и управлението на сметките се считат за вътрешни. Вътрешните резултати никога няма да пресекат бюрото на клиента, но могат да бъдат изготвени за власти като IRS или лицензиращите органи. Те все още са във вътрешността на вашата компания или са необходими за управлението на вашата компания.
Резултатите от проекта и резултатите от процеса попадат в категорията на външните резултати, тъй като те се отнасят до работа, базирана на клиента.Резултатите от проекта са насочени към клиента резултати; всички продукти и услуги, които трябва да бъдат предоставени на клиента в резултат на проекта.
Процесните резултати, от друга страна, са част от работата, извършена за завършване на проекта. Това са документи, планове, макети, разяснения за обхвата и дори разбивки на работната структура, създадени за вътрешния екип.
Разбиране на резултатите от проекта
Когато клиентите или клиентите ангажират бизнес, за да предоставят услуга или продават продукт на тях, резултатът, който получават, е резултатът от проекта. Тя може да бъде физически продукт, но може да бъде и нещо нематериално, като услуга, доклад или компютърен файл.
Например, когато авиокомпания договори „Боинг“ да измисли нов самолет за тях, те ще уточнят какво изискват от самолета - от размера, до местата и дизайна. Самолетът става доставяем. И ако една компания провежда вътрешна конференция и наема транскриптор, за да записва и документира събитието, техните транскрипционни файлове също са продукти.
Резултатите могат да бъдат творчески изход, хардуер, софтуер, документи, оборудване и други услуги. Те могат да бъдат краткосрочни или масово сложни дългосрочни проекти.
Колкото по-ясно са определени резултатите в договорите за проекти, толкова по-плавно ще продължи процесът на доставка.
Определяне на резултатите от проекта
Не е достатъчно да се каже какво е това, което ще бъде доставено в края на проекта. Важно е да има ясен обхват, разходи и срокове, посочени в договора за изпълнение, така че и двете страни да се споразумеят за това какво ще бъде постигнато, кога ще бъде доставено и за колко.
Да предположим например, че сключвате договор за доставка на нов корпоративен уебсайт за вашата компания за облекло. Колкото по-специфични можете да предоставите за това, което изисквате от уебсайта, толкова по-вероятно е да имате желаните резултати.
Затова очертаването на резултатите трябва да включва изброяване на всички аспекти, които ще са ви необходими от уебсайта:
- Динамичен портал за електронна търговия, където клиентите могат да виждат облеклото в множество изгледи с възможности за увеличение.
- Клиентите могат да купуват онлайн с кредитни карти, PayPal и Interac в различни валути.
- Интегрирането на агрегацията на пощенските списъци е в списъка с желания на маркетинговия отдел.
- Продуктовият отдел иска уебсайтът да бъде лесно актуализиран с нов продукт, но трябва също така да коригира инвентара на компанията 24/7, така че продуктите не се препродават или остават непродадени поради лошо проследяване на данните.
Всеки един от тези аспекти може да бъде подробно описан в договора за проекта. След това процесните резултати ще се решават вътрешно от екипа на проекта по начин, който бързо премества проекта, така че да могат да бъдат спазени крайните срокове за външните резултати.
В този случай може да има повече от един резултат. Първият може да бъде макетът на дизайна на уебсайта, а вторият резултат ще бъде функциониращият уебсайт или телеграфната рамка. Първият резултат ще се нуждае от одобрение, преди да може да бъде създаден вторият продукт, а договорът трябва да изясни критериите за приемане на резултатите.
Стъпки при определяне на резултатите
Двете най-важни думи, които трябва да имате предвид, когато определяте резултатите са „специфични“ и „измерими“.
Спецификите са във фазата на планиране на проекта и там ще бъдат изложени подробности за това какво трябва да бъде резултатът; доставката. След като се потвърдят спецификите, разходите и трудът могат да бъдат разбрани и одобрен от клиента бюджет.
Важни събития са част от "измеримия" аспект на резултатите, но те са за вътрешна употреба - резултати от процеса - само един вид контролен пункт по пътя към завършване на проекта и освобождаване на работата на клиента.
Друг аспект на измеримата част от резултатите от проекта е, че те трябва да отговарят на критериите за приемане. За тази цел, клиентът трябва да е наясно с това, от което се нуждае по време на писането на договора, или може да има малка компенсация, ако техните резултати не отговарят на предвиденото от тях.
Основни линии и основни етапи
Работите по проект, който изисква резултати, или се ангажирате да получавате резултати. Така или иначе, проектът се нуждае от изходни линии и основни етапи, за да осигури успех.
Базовата линия на проекта може да бъде или базовата линия на обхвата, графикът на базовата линия или базовата стойност на разходите. Заедно те са изходните параметри за измерване на ефективността и не са определени до завършване на планирането на проекта. Те трябва да бъдат рамка за надзор, тъй като проектът започва.
Базисната стойност на разходите е очакваният бюджет. Обхватът обхваща какъв е целият обхват на проекта и какви трябва да бъдат очакванията и резултатите. Графикът е график за изпълнение и доставка. Ако, или когато се променят подробности за проекта, трябва да се отбележи и базовите линии трябва да бъдат променени.
При мониторинга на точността на изходните линии важните етапи са важни. Основни етапи са задачи или постижения, които при приключване на проекта спомагат за ускоряване на крайните резултати от всеки проект. Важни събития могат да бъдат големи постижения, като например поставянето на кадър в нов склад или нещо подобно на договор, който се подписва. Като цяло, основните етапи са вътрешна функция, средство за наблюдение на напредъка, което помага на екипа по проекта да остане на целта за датата на приключване.
Ако пропуските на даден проект бъдат пропуснати или базовите линии се променят, това означава, че резултатите може да не отговарят на крайния срок.
Управление на резултатите от проекта
Обхватът на пълзене може да провали резултатите, ако обхватът на проекта се разшири, след като нещата започнат. За да ограничите това, бъдете наясно какви резултати са включени в първоначалното споразумение за проект и ако е необходимо да се добавят нови продукти, да се вгради допълнително време и бюджет, ако е необходимо. Не забравяйте да получите одобрение от всички заинтересовани страни в тези случаи.
Клиентите и другите заинтересовани страни могат да подобрят успеха на проекта чрез приноса си за това какви трябва да бъдат критериите за приемане. Бъдете наясно с предвиденото крайно използване на доставката и нейната цел, за да сте сигурни, че отговаряте на нуждите и изискванията на резултатите.
Използвайте софтуера за управление на проекти, за да поддържате всички по-целенасочени и актуални за напредъка на проекта и колко още работа трябва да бъде свършена за завършване. Това може да бъде особено продуктивно, когато има повече от един външен продукт. Уверете се, че процесите, сроковете и целите са ясни и ясни и делегират задачи.
