Много от пакетите за пресата отиват направо в кофата за рециклиране. Някои от тези пакети просто не биха заинтересували читателите, но други просто бяха лошо събрани. Правилното форматиране на прес пакет ще увеличи шансовете информацията да бъде публикувана. Изпращането на пакета от електронна поща също увеличава възможността за разпечатване на информацията - не само за бързото получаване на информацията, но и за лесно възпроизвеждане на материала.
Определете целите си за изпращане на прес-кит и след това проучвате новинарски организации, които биха могли да помогнат за постигането на тези цели. Редакторите имат много малко допълнително време, така че не ги губете. Малка книга в Охайо, която публикува само местни новини, не се интересува от прес-кит от събитие в Калифорния. Информационна станция, която се фокусира върху финансите, не се интересува от прес-кит за рок-концерт. След като идентифицирате подходящите медии, намерете имейл адреса и името на редактора, ако е възможно, чрез търсене в интернет или извикване на организацията. Ако имейлът на редактора не е достъпен, може да се използва общ имейл адрес на компанията. Запознайте се не само с медиите, но и със стила на медията. Колкото по-близо е комплектът за пресата към стила на медийната организация, толкова по-добре.
Напишете кратко изявление (от 3 до 10 думи) за това, което изпращате в реда на темата на имейла. Ако е възможно, опитайте се да покажете защо тази конкретна медия ще се интересува от информацията. Например, ако комплектът се изпраща на локално фокусирана хартия, включете местоположението на събитието или бизнеса в реда за обекта.
Посочете точката веднага в тялото на електронната поща и ако е възможно, свържете тази основна точка със стила и интересите на медията. Това, което включвате в тялото на имейла, ще варира в зависимост от това, което е включено в комплекта за пресата. Ако медийният комплект е само съобщение за пресата, включете текста на съобщението в тялото на имейла и прикачете съобщение за удобство. Ако комплектът за пресата е пакет за събитие, напишете кратко изявление, в което се казва какво е събитието, кога е то и какво сте прикачили. Ако комплектът за пресата е за местен бизнес, напишете кратко изявление защо изпращате комплекта.
Прикачете файла за комплекта за пресата към имейла. Бъдете внимателни към това кой файлов формат изпращате, тъй като не всеки медия ще може да отваря всеки тип файл. Като цяло PDF файловете (Portable Document Formats) могат да се отварят от почти всички, а софтуера за преглед е свободен за изтегляне. PDF файловете също ще гарантират, че това, което виждате на екрана на компютъра, е това, което вижда получателят, без да се променят промените от различните компютри. RTF (Rich Text Format) също са лесно достъпни; форматът обаче не се запазва в RTF файл и не е най-подходящ за документи с графики.
Уверете се, че всички снимки, предназначени за възпроизвеждане, са достатъчно големи, за да бъдат препечатани с високо качество; не компресирайте изображението, за да го изпратите по-бързо. Текстовите документи могат да бъдат комбинирани в един файл, но снимките, които трябва да се считат за публикуване, трябва да бъдат прикрепени като отделни файлове, тъй като изображенията не могат да бъдат лесно отделени от документа. Форматът на JPG файла често е най-подходящ за изображения.
Върнете се в тялото на имейла. В заключение посочете документите, които сте прикачили и защо; посочете също дали файловете са налични в различен формат. В самия край на имейла посочете пълната си информация за контакт.
Преди да изпратите имейла, проверете всички аспекти. Уверете се, че имейл адресът е правилен, тялото на имейла няма грешки и че са прикачени правилните файлове.
