Писмо с предложение е по-кратък вариант на цялостно предложение, което е написано с писмо. Според офиса на The College of William & Mary обикновено се изпращат за подбор на частни спонсори. Тя може да се разглежда и като предварително предложение за агенции за държавно финансиране, които често отправят искания за писма с предложения за оценка на интереса и възможностите на изпълнителите. Предложението трябва да обхване интереса на потенциалния клиент, като се започне с въвеждането.
Идентифицирайте вашата организация. Накратко посочете защо бихте били квалифицирани да работите по проекта на клиента. Например, ако вашето предложение се отнася до строителен проект, говорете за ролята си на подизпълнител в един или два скорошни проекта. Ако вашето писмо се отнася до грант за научни изследвания, посочете Вашия опит. Например, ако кандидатствате за безвъзмездна помощ от транспортна агенция, избройте опита си в свързани изследователски проекти, като например безопасността на мостовете и безопасността на магистралите.
Започнете с интересен факт или статистика. Тази техника е особено полезна, ако кандидатствате за финансиране на изследвания. Въпреки това, тя трябва да бъде релевантна. Например, ако вашето писмо за предложение се отнася до проучвания за използването на мобилен телефон, не цитирайте статистически данни за глобалното затопляне. Използвайте надеждни източници за данните си, като правителствени уебсайтове и рецензирани списания.
Започнете с въпроси, на които предложението ще отговори. Въвеждането е вашият първи и вероятно най-добър шанс да убедите потенциалните финансиращи агенции, че вашите изследвания ще запълнят осезаема нужда в научната общност. Ако изпращате писмо за нежелано предложение до потенциален клиент от частния сектор, поставете въпроси като "Бихте ли искали разходите ви за обществени поръчки да спаднат с 10%?" или "Как вашата компания ще се възползва от 24-часовото обучение при поискване?" След това очертайте как вашата компания може да използва своя опит, за да отговори на тези въпроси.
Пишете от първо лице. Например, напишете „Нашата фирма има опит в разработването на уеб-базирани програми за обучение за малки и средни предприятия. Ние можем да помогнем на вашата компания да постигне рентабилно 24/7 обучение при поискване за вашите служители и клиенти."
Бъдете кратки. Според уебсайта на Масачузетския технологичен институт за писане и хуманистични изследвания, обсъждането на отдалечени материали може да обърка читателите ви.
