Организацията ви е създала нова програма и трябва да уведомите клиентите си за нея. Най-лесният начин да направите това е да изпратите на всеки клиент писмо, с което го информирате за програмата. За да привлечете вниманието на клиента, вашето писмо трябва да бъде ангажирано, така че той / тя да го прочете, а писмото ви трябва да е информативно, така че той / тя да разбере точно за какво се отнася програмата. Дори ако програмата ще бъде от полза за вашия клиент, хората са склонни да не са склонни да четат директни съобщения, така че трябва да постигнете точния баланс между информация и убеждаване.
Въведете датата и пропуснете линия. Използвайте функцията за сливане на вашата текстообработваща програма, за да добавите имената и адресите на клиентите или да ги пропуснете, ако предпочитате общо писмо.
Пропуснете допълнителен ред и напишете „Уважаеми господине / господа (име на клиент)“, последвано от двоеточие или напишете „Уважаеми клиенти“, последвано от двоеточие за общо поздравление. Имайте предвид обаче, че хората са по-склонни да четат съобщения, адресирани конкретно до тях, така че ако можете да добавите имената и адресите на клиентите, трябва да го направите.
Започнете писмото с нещо, което ще привлече вниманието на клиентите. Съответният факт или статистика може да ги заинтересува; например. - Знаеш ли, че можеш да осигуриш на децата си 50,00 долара на месец за новата ни програма? Започвайки с директна полза, като това ще улови вниманието на клиентите и ги насърчи да прочетат повече.
Дайте общи подробности за програмата. Осигурете достатъчно информация, че клиентите могат да вземат информирано решение, но не толкова, че да ги затрупате с фин шрифт. Кажете им къде могат да получат подробностите; например поставете на уебсайта си информация и пакет за добре дошли, заедно с програмното приложение.
Кажете на клиентите какво да правят, ако се интересуват. Посочете телефонен номер или уеб сайт, където те могат да се регистрират. Посочете съответните дати, места и крайни срокове, ако е приложимо.
Затворете писмото, като напишете "Искрено" и пропуснете три интервали от редове. Въведете името си. Отпечатайте буквите на уебсайта на вашата организация и подпишете вашето име над вашето напечатано име във всяка буква. Ако не можете да подпишете всяко копие, направете графика на името си и я поставете в документа, така че когато отпечатвате буквите, всеки от тях ще има „подпис“.
