Писмата са най-добрият начин да се гарантира, че служителите или клиентите са уведомени за промяна в политиката. Хората са склонни да игнорират знаци и имейли, защото са бомбардирани с толкова много реклами и имейл съобщения всеки ден. От друга страна, буквите са по-трудни за пренебрегване, защото са свързани с формалности и важни послания. Писмата за уведомяване са лесни за писане и много ефективни.
Заредете фирмената бланка в принтера. Повечето компании имат политики, че официалните комуникации трябва да са на бланки, защото помагат да се предаде идеята за последователност и авторитет.
Отворете писмото, като въведете датата. Ако писмото е към лице, въведете името и адреса на получателя. Ако писмото е част от масово изпращане на подобни известия, не въвеждайте името или използвайте функцията за обединяване на съобщения в програмата си за текстообработка, за да вмъкнете имената.
Започнете писмото, като напишете "Уважаеми г-н / господа. (Име)", последвано от двоеточие или за по-обща поща "Уважаеми клиенти" или подобна любезност.
Започнете писмото, като обясните накратко ситуацията. Ако пишете, за да дадете лоши новини, както в известие за просрочени книги или просрочена сметка, обяснете за какво е сметката и колко е късно. Ако пишете, за да уведомите клиентите за промяна в правилата, обяснете проблема, който създаде необходимостта от промяна на правилата.
Обяснете ясно и сбито обяснението, така че получателят да не пропусне съобщението. Посочете съответните дати за влизане в сила на политиката.
Дайте информация за действие, като например всички крайни срокове или процедури, на които следва да отговаря получателят на писмото. Дайте информация за контакт, в случай че имат въпроси.
Затворете писмото, като благодарите на служителя или клиента за вниманието му и напишете името си. Влезте в пространството над името си.
Съвети
-
Дръжте писмото кратко и фактическо. Ако се извините твърде много, клиентите или служителите могат да интерпретират това като индикация, че могат да спорят с известието или с промяната в правилата.
