Системата за вечна инвентаризация е набор от счетоводни процеси, които помагат на компанията да докладва данни за финансови инвентаризации. Много компании използват тази система - особено тези, които използват система за отчитане на разходите за поръчки за работа, или продават много различни видове запаси. Компаниите трябва да балансират предимствата и недостатъците на постоянната система, преди да я приложат.
Точно отчитане
Компаниите често се сблъскват с по-точна финансова отчетност с постоянна система за инвентаризация. Счетоводителите актуализират главната книга след всяка сделка с наличностите. Това води до сметка в главната книга, която отразява непосредствено действителната физическа наличност. След това собствениците и мениджърите могат да вземат качествени решения въз основа на точността на отчитане на стойностите на запасите. Множество типове инвентаризации също се възползват от този метод, тъй като счетоводителите точно следят всеки от тях чрез главната книга.
Електронно управление
Системите за постоянна инвентаризация често използват електронни методи за записване на транзакции. Пример за това е системата за баркод, която търговецът на дрехи използва при продажбата на стоки. Всяко сканиране записва данни, които актуализират стойността на рекламните места на компанията. Счетоводителите използват тази информация, за да балансират главната книга. Фирмите също използват данните, за да поръчват стоки, използвайки система „точно навреме”. Електронната поръчка помага да се предотвратят загубите от акции и загубите от продажби.
цена
Много системи за вечни инвентаризации са скъпи. Цената на тези системи е двойна. Технологията, необходима за да може системата да работи, може да бъде основен капиталов разход. Актуализирането на системата за нови промени в технологията също е скъпо. Обучението на служителите за правилно използване на системата е още един разход. От административна страна, фирмите трябва да намерят счетоводители, които могат да работят в системата и да управляват честите промени в главната книга.
процес
Постоянните системи за инвентаризация често отнемат много време. Електронните актуализации на главната книга на компанията могат да доведат до необходимост от съгласуване на сметките. Счетоводителите често прекарват много часове всяка седмица или месец, за да съгласуват инвентара. Постоянните грешки също могат да причинят допълнителни усложнения. Счетоводителите трябва да коригират грешките и да балансират сметката за инвентара преди закриването на книгите на компанията. Отчитането на неточни цифри на инвентаризациите може да предизвика одит, което води до потенциални проблеми за компанията.
