Езда на стадото в инвентара ви е едно от най-предизвикателните неща за управлението на бизнес. От оперативната страна на нещата, винаги ще искате да знаете колко продукт е на разположение за продажба и кога да получите повече. Вашите счетоводители ще се нуждаят и от точни инвентаризации, така че да могат да пазят книгите ви в ред и да ви дават необходимата информация за вземане на бизнес решения. В повечето случаи, но не във всички случаи, вероятно ще искате да направите това чрез система за вечни инвентаризации.
Периодична система за инвентаризация
Има два начина за управление на инвентара ви. Единият е чрез това, което се нарича периодична система за инвентаризация, което означава, че в края на даден период - месец, една четвърт, година или каквото и да работи във вашата ситуация - затваряте вратите си и физически преброявате всички налични запаси., За счетоводни цели ще наречете тази затваряща инвентаризация за периода. Предишният ви брой на запасите беше началната инвентаризация за този период. Ще добавите всичките си покупки към началния инвентар, ще извадите всички продажби и в идеалния свят, резултатът ще изглежда много подобен на вашата затваряща инвентаризация. Разбира се, ние не живеем в идеален свят, а на практика, колкото по-дълго се движите между инвентаризациите, толкова повече несъответствия ще се промъкнат. В системата за периодични инвентаризации размерът на запасите е точен точно след като се преброи, е голямо неудобство.
Вечна система за инвентаризация
Системата за постоянна инвентаризация изисква много повече настройки, но след като е на мястото, е много по-лесно да се работи. Всяка част от инвентара, която притежавате, е въведена в компютърната ви система, както е закупена. Когато той излезе от рекламните места, когато се продава или използва, той автоматично се приспада от наличната инвентаризация в компютърната ви система. Ако вашият бизнес модел се върти около познаването на това, което имате, и когато ще трябва да поръчате повече, което важи за почти всеки бизнес, използването на метода на постоянния инвентар предлага много предимства.
Периодичен и постоянен инвентар
Какъв подход ще предприемете, за да управлявате рекламните си места, зависи от ситуацията. Ако сте доволни да работите на база „мама и поп“, запазвайки бизнеса си малък, а инвентаризацията ви е ниска, може да е необходима периодична система за инвентаризация. Настройката е минимална и можете да преброите запасите си толкова често, колкото смятате за необходимо. Ако вашите планове за вашата компания включват много растеж, ще искате да приложите метода на постоянния инвентар при първа възможност, в идеалния случай от първия ден.
Недостатъкът е, че постоянният метод за инвентаризация е сложен за създаване и изисква значителни инвестиции в компютри, софтуер и експертиза. Ако разполагате с малък бюджет, което често се случва при стартиращите фирми, първоначалната инвестиция може да е повече, отколкото можете да управлявате удобно. Понякога ще трябва да се съгласите с инвентаризация и счетоводна система, която осигурява основно управление на постоянните запаси в краткосрочен план, но може да бъде надградена до по-пълноценно предлагане, тъй като бизнесът и приходите ви нарастват.
Не е перфектно
Целият смисъл на една вечна система за инвентаризация е, че винаги ще имате точен, актуален брой елементи, които са на разположение. Това е напълно вярно, но в реалния свят винаги има празнина между теория и практика. Ще загубите продукта си до счупване и кражба; доставчиците ще ви фактурират неправилно, ще получавате поръчки, които са с кратки или кратки срокове от няколко части, служителите по продажбите ще звънят при продажби или възстановявания неправилно и т.н. Добрите практики за обучение, сигурност и управление на инвентаризациите могат да помогнат да се сведе до минимум, но все пак ще трябва да правите реално число всеки път, за да проверите номерата, с които работите.
Може да изберете да направите пълна физическа инвентаризация поне веднъж годишно, или можете да изберете текущ „брой цикли“. Това означава само, че ще изберете определени части от рекламните си места да се броят редовно в търсене на несъответствия. Можете да се съсредоточите само върху елементите с най-висока стойност или с най-голям обем, тъй като е най-вероятно те да ви създадат проблеми, или можете да преброите целия инвентар малко по време през годината и да коригирате рекламните си места, когато намерите грешки,
Вечен списък в търговията на дребно / на едро
Най-добрият случай за системите с постоянни запаси е в търговията на дребно. Когато клиентът ви донесе продукт до гишето, ще го позвъните с някаква форма на скенер, или може би чрез ръчно въвеждане на номер на част. Сканирането е по-добре, когато е възможно, защото намалява възможността за грешки. След като продажбата приключи, вашата система ще намали наличните налични запаси, за да се даде възможност за това, което излиза през вратата на ръката на клиента.
Ако някой от другите ви търговци потърси този продукт от компютър в друг отдел, то току-що ревизираната сума ще се покаже на екрана. Системата ви може също така да ви подкани да поръчате повече, когато доставките ви се понижат или дори да направят поръчката автоматично. Най-добрите системи следят и за отстъпките на Вашите доставчици и минималните поръчки, така че можете да ги настроите да не поръчват 950 броя, ако има намаление от 1000. Търговците на едро работят по същия начин, освен ако купуват от производители и дистрибутори и продават на търговците на дребно.
Вечен списък в производствените / производствените среди
Ако сте в бизнеса с производството на продукти, а не просто да ги продавате, ще използвате система с постоянни запаси малко по-различно. В този случай елементите в рекламните Ви места са суровини или подгрупи и в крайна сметка те ще станат готови стоки. Също така ще трябва да следите суровините си, докато са на път да станат готови стоки, което може да отнеме само една секунда или две или толкова години, колкото в зависимост от продукта. В това състояние те се считат за работа в процес. С една ефективна система за постоянна инвентаризация, никога не трябва да изчерпвате суровините и ще знаете колко готови стоки имате на разположение за продажба. По-важното е, че също така ще знаете какви са вашите производствени разходи, дори ако материалите ви се колебаят в себестойността.
LIFO и FIFO счетоводство
Управлението на физическите ви запаси винаги трябва да е сигурно, че най-старият продукт на рафтовете ви ще се продава първо, дори и да не е особено нетраен. Опаковката избледнява с времето, кутиите се повреждат и дори стоманените пирони ще ръждясат. За постоянни счетоводни цели, обаче, можете да решите дали смятате, че всяка част от инвентара е най-старата в момента или най-новата. Тези системи се наричат first-in-first-out и last-in-first-out, или FIFO и LIFO за кратко.Ако цените се покачат, най-старият продукт винаги ще бъде най-евтиният, а най-новият продукт винаги ще бъде най-скъп. Ако цените падат, е вярно обратното. Това има някои важни последици за начина, по който отчитате разходите си.
LIFO, FIFO и COGS
Да предположим, за демонстрационни цели, че най-старият елемент в инвентара ви е бил закупен на 85 долара, най-новият ви струва 95 долара и продавате на 110 долара. Ако работите на база FIFO, печалбата е 110 долара минус разходите за $ 85 или $ 25. Ако работите на база LIFO, ще броите само $ 15 печалба от същата продажба. Ако целта ви е да съобщите за възможно най-високата печалба, може би за да впечатлите или да повлияете на потенциалните инвеститори, може да се окаже изгодно да използвате метода FIFO. Ако искате да запазите записаните печалби под контрол, за да сведете до минимум данъчната си сметка, методът LIFO може - в този хипотетичен случай - да има повече смисъл. Можете да използвате всеки от двата метода, стига да сте последователни. Що се отнася до проследяването на действителната ви цена на стоките, продавани в търговията на дребно, или разходите за производство в производството, може да изберете метод с претеглена средна стойност, който следи действителните Ви разходи, докато те се качват нагоре и надолу.
