Всеки бизнес, който продава продукт, има инвентар. Продуктите трябва да бъдат точно оценени, за да се максимизират печалбите и да бъдат конкурентоспособни срещу конкурентите на пазара. За да се направи това, трябва да бъдат известни стойността на продуктите и разходите за тяхното производство. Ето един поглед върху два метода за записване и проследяване на тази важна информация - вечните и периодични системи за инвентаризация.
Определени рекламни места
Повечето мислят, че инвентарът е доставката на стоки, които се предлагат за продажба. Макар това да е вярно, инвентаризацията е и името на различните сметки, в които счетоводителят или счетоводителят записва тази информация. Търговец на дребно, който купува готови продукти и ги препродава, може да има сравнително проста система за инвентаризация; производителите ще имат много повече сметки за проследяване на стойността на незавършеното производство и стойността на суровините, използвани в производствения процес.
Вечна система за инвентаризация
С постоянна система за инвентаризация всички транзакции се записват в инвентаризационната сметка, както се случват. Балансът на сметката отразява наличните запаси във всеки един момент. Физическото забавяне при записването на транзакциите е всичко, което разделя баланса в сметката от реалното време. С технологични решения, като например скенери за продажба, това забавяне може да бъде много малко. Тъй като запасите и стойностите на запасите се поддържат постоянно, не се изисква физически брой на инвентара с постоянната система.
Периодична система за инвентаризация
Периодичната система използва множество сметки, за да записва продажбите, покупките на нови продукти и връщането на клиенти, между другото. Тези сметки се поддържат до края на периода на инвентаризацията - които могат да бъдат месечни, тримесечни или всякакви други срокове, определени от дружеството - след това се съгласуват с инвентарната сметка. По това време транзакционните сметки се нулират при подготовката за следващия период на инвентаризация. Периодичната система за инвентаризация също изисква физическо преброяване на запасите в края на периода. Извършват се всички необходими корекции в инвентаризационния отчет и срокът е завършен.
Регулаторен надзор
Описът е актив, подобно на паричните средства и недвижимите имоти. Подобно на други активи, инвентарът може да бъде манипулиран от безскрупулни мениджъри. Законът Sarbanes-Oxley от 2002 г., приет в отговор на публичните счетоводни скандали от онова време, кодифицира изискването информацията, предоставена от дадено дружество, да бъде точна във всички съществени аспекти. Фирмите трябва да проверяват дали вътрешните проверки са адекватни и работещи и че всички финансови отчети са точни. Предвидени са санкции за неспазване. Законът до голяма степен възстанови доверието в точността на информацията, която е на разположение на потенциалните инвеститори.
Как да избирате
Основният фактор при вземането на решение дали да се използва периодичната или постоянната система е способността на компанията да записва данните за продажбите, както се случва. Технологията прави това по-вероятно от всякога, така че много компании ще изберат постоянна система. Фирма, която по някаква причина не е в състояние да направи това, може да избере периодичната система. И в двата случая правилата за осчетоводяване на материални запаси са предмет на действащи закони и стандарти за счетоводна индустрия, известни в САЩ като общоприети счетоводни принципи (GAAP).
