Предприятията, които поддържат инвентаризация, използват системи за инвентаризация, за да управляват нивата на запасите в склада, както и в завода. Такива компании трябва да решат между използването на системите за инвентаризация на периоди и системите за вечен инвентар. И при двете системи компанията все още трябва да извършва физическа инвентаризация поне веднъж годишно. Физическата инвентаризация предоставя няколко ползи за управлението на бизнеса.
Системи за инвентаризация
Системите за инвентаризация отговарят на нуждите на бизнеса чрез предоставяне на информация относно количествата на наличностите и доларовите стойности. Много системи за инвентаризация предоставят информация относно конкретното място за складиране на инвентара и количеството, съхранявано в това място. Служителите и мениджърите на завода използват тази информация, за да намерят конкретни продукти за доставка до клиентите или да определят дали компанията трябва да пренареди определен елемент от инвентара, тъй като наличните запаси са намалели. Системите за инвентаризация също предоставят информация на счетоводния отдел относно общата стойност на запасите, собственост на компанията.
Вечен списък
Вечна система за инвентаризация се актуализира всеки път, когато складът получава инвентар от доставчиците, както и всеки път, когато складът складира инвентара на клиент. Системата за непрекъсната инвентаризация осигурява баланса на наличностите във всеки един момент. Този баланс непрекъснато се актуализира. Много компании използват скенери и баркодове, за да записват лесно промените в баланса на наличностите. Тези компании сканират части от инвентара, когато правят или получават, което автоматично актуализира баланса в системата на инвентара.
Физическа инвентаризация
Физическата инвентаризация се състои от ръчно преброяване на всеки инвентарен елемент и сравняването му с количеството, записано в системата за инвентаризация. Някои компании разделят служителите на две групи, като една група преброява всяка позиция, а втората - всяка група. Това позволява на компанията да сравнява двете стойности с количеството, записано в системата, и да идентифицира потенциални проблеми с инвентаризацията. Физическата инвентаризация позволява на компанията да определи правилно количествата на запасите, да определи необходимите корекции на запасите и да проучи различията.
Коригиране на запасите
Понякога фирмите откриват несъответствия между действителните количества в инвентара и регистрираните материални запаси. Когато това се случи, компанията записва корекция на инвентаризацията, за да коригира баланса на наличностите в системата. Корекционните количества възникват от сравняването на действителното количество с количеството на системата. Целта на корекцията на инвентаризацията е да направи системата за инвентаризация равна на действителния запас, притежаван от компанията.
Отклонение на запасите
След извършване на физическа инвентаризация, компанията проучва откритите разлики в количеството, за да определи причината за отклоненията. Обикновено отклоненията възникват в резултат на грешки на служителите, кражба или унищожаване.
