Платежните сметки са важна част от финансовите ви отчети и могат да бъдат измамени без внимателно съгласуване и надзор. Процедурите за одит на силни сметки, подлежащи на плащане, могат да гарантират точността и навременността на плащанията Ви. Най-добрите процедури за одит на задълженията по сметки позволяват смесване на ежедневни проверки, рутинни процедури за вътрешен контрол и процедури за външен одит.
Рутинни процедури
Задълженията трябва да бъдат балансирани ежедневно, за да се съгласуват плащанията със записаните записи. Всяко несъответствие между общата изплатена сума и записаната сума трябва да бъде разгледано и съгласувано незабавно. Надзорът на ръководството на всички лица, участващи в задължения, трябва да бъде строг и да включва рутинен мониторинг на дейностите. Мениджърите трябва да бъдат обучени да наблюдават каквито и да било признаци на неправомерно поведение от страна на персонала, който се заплаща.
Процедурите за отписване, които помагат за установяването на одитна следа, трябва да бъдат приети. Тези изписвания трябва да включват преглед от ръководството на ежедневното съгласуване, месечни отчети за несъответствия и индивидуални сигнали за големи транзакции, за да се гарантира, че цялата информация е вярна.
Вътрешни контроли
Вътрешният контрол за плащане на сметки следва да включва изисквания за подписване съгласно сумите на плащанията. Помислете за прилагане на няколко нива на изисквания за подписване. Например, можете да поискате подпис на счетоводен мениджър за артикули с повече от $ 5,000, изпълнителен подпис за артикули с повече от 10 000 щ.д. и изискване за двоен подпис за плащания на стойност над 25 000 щ.д. Съчетайте изискванията за подпис с общите приходи и податливостта на вашия бизнес към измама за максимална полза.
Създаване на рутинни процедури за контрол за платими сметки. Включете проверки на място за отделните плащания, за да осигурите точност. Например, прегледайте пет плащания всеки ден и проверете сумата на плащането и информацията за получателя и се уверете, че счетоводните документи са били изпълнени правилно.
По време на процедурите по приключване на книгата в края на месеца или финансовия период, включете процедури за подписване на всички задължения по сметката, включително обобщени суми и изравнявания на сметките. Освен това запазете текущ отчет, който следи нивата на плащане от обработваните задължения. Ако нивата на плащане внезапно се увеличат или намалят, автоматичното разследване на причините може да отклони потенциалните проблеми.
Външни одити
Повечето външни одити включват сметки, платими като тестова област. Външните одити следва да вземат подробни данни за платими сметки и да проследяват общите данни от подробностите през всички счетоводни записи в обобщената сума и да включват изтеглянията от банката. За задълбочено тестване трябва да бъдат избрани избрани елементи. Трябва да се свърже с избраните получатели, за да се провери получаването на плащанията. Освен това рутинните съгласувания трябва да бъдат преразгледани за точност и логическа обработка. Всяко съгласуване с големи несъответствия трябва да се проучи напълно.
Външните одити следва да тестват за нерегистрирани задължения. Помислете за избор на всички фактури за определен праг и за случаен подбор на рутинни фактури за задълбочен преглед. Погледнете данните за изплащането, кредитите за връщане, получените стоки, но не фактурирани, както и всички специфични за фактурите сметки. Уверете се, че всяка фактура е записана правилно в правилния период от време. Прегледайте сметката, за да видите дали тя е записана като пасив или ако е правилно изключена от периода от време.
