По различни причини някои служители може и да не харесват попълването на график. Те могат да го възприемат като досадно и отнемащо много време, или в случая с работници, които получават заплата или са освободени, може да го видят като ненужно. Федералният трудов закон изисква от вас да проследявате времето, през което не работят служителите; това е причина за повечето работници на час. Ако поддържате точни записи, можете да използвате каквато и да е система за отчитане на времето. Има някои неща, които можете да направите, за да осигурите съответствие и да получите неохотни служители, които да попълват правилно листите си.
Създайте лесна за използване система за отчитане на времето, основана на размера на вашите работни заплати. Например, ако имате по-малко от 10 служители, можете да закупите стандартни листове за време от офис доставки и да ги назначавате служители седмично. За да увеличите точността, можете вместо това да закупите стандартен часовник и празни карти за време. Ако платежната ви ведомост е значителна, помислете за автоматизирана система, която изисква служителите да работят с карти чрез плъзгащи се карти или отпечатък с пръсти или длани.
Включете времеви процедури в наръчника на служителите си. Това включва случаите, в които се изчерпват сроковете и на кого трябва да се подават. Ясно се посочват последиците от нарушаването на определени правила за разписание, като например прекратяване на фалшифицирането на часове. Дайте на всички служители копие от ръководството.
Създайте календар за заплатите и го разпределете на всички служители. Това е полезно, когато се променят плащанията, например по време на ваканционни седмици. Календарът показва началната и крайната дата на платежния период, датите за подаване на график и съответните дати на заплащане през цялата година.
Определете мениджъри и надзорници, които да обучават нови и съществуващи служители за това как да попълват часовете за работа. Ако имате автоматизирана система, ако е необходимо, помолете продавача да изпрати някой да обучи мениджъри и надзорници, които на свой ред трябва да обучат своите служители.
Опростете изчисляването на разписанието, като накарате служителите да закръглят нагоре и надолу до най-близката четвърт час. Закръглете времето от един до седем минути надолу и времето от осем до 14 минути нагоре. Например, ако служител пристигне на работа в 8:11 ч., Тя поставя 8:15 ч. На листа с време. Ако тя следи в 5:21 ч., Пише тя в 17:15 ч. В много случаи автоматизираните системи за отчитане на времето извършват закръгляване.
Ограничаване на записването на времеви данни само за това, което е от значение. Например, ограничете вписванията на редовни, извънреден труд, ваканция, болни и лични часове и взети платени почивки. Да изискват фиксираните работници да заплащат само листа за времето, ако е необходимо.
Обяснете на служителите какво има в тях за тях. Например, да кажем, че правилното завършване ускорява обработката на работната заплата, осигурява навременни заплати, ускорява платежния цикъл и увеличава паричния поток. Накарайте мениджърите или надзорните органи да съобщят за ползите на своите подчинени.
Насърчавайте политика на отворени врати, така че служителите да могат да се обръщат към своите началници, когато имат проблеми с работното време.
Въздържайте се от използването на наказателна система, за да накарате служителите да попълват съответния им график. Например, удържането на заплати, докато служителите не предадат своя график, може да бъде забранено от държавното законодателство и може да създаде среда на недоверие между мениджърите и служителите.
Съвети
-
Преди да приложите политиките за отчитане на времето, консултирайте се с държавния отдел по труда за приложимите правила. За пример държавата може да има специфични правила за закръгляване, съхранение на записи и използване на биометрични часовници.
