Управление на портфейла на проекта е процес, чрез който организациите и предприятията могат да организират, разглеждат и анализират своите текущи проекти. Той обикновено се използва за приоритизиране на различните проекти; те обикновено се подреждат в различни категории, като финанси, растеж и полза. Проектните портфейли в крайна сметка позволяват на управителния съвет или на управляващия директор да получат по-широк поглед и по-дълбоко разбиране на текущите задължения на компанията.
Съставете опис на текущите проекти на бизнеса. Включете всяко предприятие, което предприятието понастоящем има, независимо колко малки са. Осигурете достатъчно описателна информация за всеки проект, така че те да могат да бъдат сравнявани и управлявани. Например, уточнете прогнозните финансови разходи на проекта, неговите планирани цели, ползи, прогнозна продължителност и как проектът подкрепя цялостната стратегия на компанията.
Една жилищна компания например може да състави опис, който съдържа проект за инициатива за социално поведение, проект за възстановяване на имоти и ново строителство. Компанията може също да пише, че проектът за възстановяване на имоти ще струва 1 милион долара, ще отнеме около 3 години за завършване и ще приюти 800 нови семейства.
Качете тази информация по електронен път; това ще гарантира, че данните могат да бъдат сравнявани по-бързо и по-ефективно, отколкото от човешки екип. Електронните данни могат също да бъдат прехвърляни по електронна поща и да бъдат предавани на директорите на фирмите незабавно.
Организирайте среща за изпълнителните директори на компанията и ръководителите на отдели (екип за управление на портфейла или PMT). Тези лица ще имат най-широко познание за бизнеса и могат да вземат информирани решения в най-добрия интерес на компанията. Помолете ги преди срещата да разгледат данните и да поемат информацията за обсъждане.
Уверете се, че екипът от портфолио се съгласява с критериите за приоритизиране на даден проект. Въпроси като финанси и ползи обикновено се използват за определяне на приоритет, но други въпроси като потенциал могат да бъдат разгледани.
Обадете се на срещата и дайте приоритет на текущите проекти, предприети от компанията. Трябва да се даде приоритет на проекти, основани на техния финансов потенциал, потенциал за растеж и ползи. Проектите с най-висок приоритет ще изискват постоянно внимание, докато други проекти с по-нисък приоритет могат да се проведат изцяло или изцяло от дневния ред на компанията.
Преоценка на управлението на проекти на компанията чрез редовно повикване на PMT. Подредете тримесечни, месечни или дори седмични консултации и обсъдете дали някои проекти се нуждаят от повече подкрепа (като по този начин повишават техния приоритет) или могат да бъдат намалени по-надолу в списъка.
