Външната комуникация е начинът, по който бизнесът или организацията комуникира с тези извън организационната структура. Това варира от клиенти и клиенти, до доставчици на комунални услуги и бизнес партньори, до лица за набиране на средства и основно до всеки, който не е във фирмената ведомост. Добрата външна комуникация е също толкова важна, колкото и добрата вътрешна комуникация, така че трябва да бъде поставена специална грижа, за да се гарантира, че тези извън компанията получават същата грижа и уважение, както тези в компанията.
Съберете външна обратна връзка. Обратната връзка се отнася до докладите, направени на компанията от всички външни източници, които излагат силните и слабите страни във вашата способност да доставяте услуги и продукти. Независимо дали клиентите се обаждат да се оплакват, или предлагате проучвания на клиенти, които оценяват ефективността ви или използват друг метод, обратната връзка ще посочи пропуски в способностите ви за комуникация.
Отговорете на откритите проблеми с външната комуникация. Може да откриете, че клиентите чувстват, че не се отнасят с уважение, или че им е даден ход от представители на компанията. Може да откриете, че вашата услуга за електронна поща неправилно поставя имейли от клиенти като спам, така че не се получават заявки и въпроси. Има стотици потенциални проблеми с външната комуникация. След като разберете точно какво причинява неразбиране, можете да продължите.
Създайте решение за външните комуникационни проблеми. Например, ако клиентите съобщават, че представителите използват прекалено много технически жаргон, тогава обучават представителите да разрушават нещата толкова просто, колкото е необходимо. Ако клиентите ви съобщават, че телефонната ви услуга не работи, тогава я поправете и настройте така, че да е възможно най-лесна за навигация. Ако онлайн клиентите искат повече информация, актуализирайте уебсайта си и може би ще им предложите начин да проследяват поръчките или да получават незабавна помощ от представител. Каквато и да е решението, тя трябва да адресира въпроса и да представи приложимо решение.
Съберете обратна връзка за решението за вашия външен проблем с комуникацията. Трябва да получите чувствата на онези, които са засегнати от решението, за да видите дали е разрешил въпроса, както за служителите на вашата компания, така и за външните представители, които участват във външния процес на комуникация.
