Одитът на качеството е важна част от подпомагането на малките предприятия да се развиват и просперират, тъй като те предоставят начин за оценка на ефективността на бизнеса и стратегиите за управление на разходите. Независимо дали одитът се фокусира върху продукти или процеси, резултатите помагат на мениджърите да определят колко добре работят стратегиите, да идентифицират основната причина за проблемите и, ако е необходимо, да предприемат коригиращи действия. Да знаете как да провеждате вътрешен одит на качеството е важна стъпка за гарантиране на успеха на вашия бизнес.
Предварителен преглед
Стъпките, които предприемате преди провеждането на преглед на качеството на място, могат да определят ефективността на одита. Процесът започва с формулиране на подробен одитен план, който функционира като пътна карта за провеждане на преглед на място. Посочете времевата линия, обхвата на мястото на одита и одита. Събиране и преглед на писмени документи, включително политика за управление на качеството на продукта или процеса, стандартни оперативни процедури и ръководства. Вземете решение и разработете предварителен списък с лични интервюта за провеждане по време на проверката на място. Имайте предвид, че предварителен списък, който обикновено включва ръководителя на отдела или надзора и ключовите служители, може да се разшири по време на активната фаза на одита.
Сглобете одиторски документи
Всеки член на одиторския екип трябва да има контролен списък за проверка, както и формуляри, или касетофон, за записване на информация по време на лични интервюта. Всеки член трябва да има и референтни документи като копия на стандартни оперативни процедури. Контролен списък е от решаващо значение за записване на информация и наблюдения, както и за гарантиране, че не забравяте нищо. Докато конкретните контролни елементи ще се различават в зависимост от отдел, продукт или процес, който се одитира, контролният списък обикновено се състои от раздели, точки за оценка във всеки раздел, система за оценка и място за коментари. Общите раздели включват организация на отдела, физическа работна среда, компоненти на системата за качество, като SOP, и тестване на производителността.
Провеждане на одита на място
Прегледът на място се фокусира върху събирането на информацията, от която ще се нуждаете, за да се определи дали въпросният отдел се придържа към стандартите за контрол на качеството и следвайки установените процедури за контрол на качеството. Тази фаза се състои от стъпки за действие, включително наблюдение, тестване и провеждане на лични интервюта. Най-често одитният екип изпълнява определени задачи, като например тест за изпълнение или качество и лични интервюта, зад кулисите. Това помага на екипа да избегне прекъсването на ежедневните операции колкото е възможно повече. Важно е да се разбере, че както при личните интервюта, планът за проверка и контролният списък могат да се разширят по обхват и дълбочина на оценката, в зависимост от това, което откриете по време на активната фаза на одита.
Завършете и последващите дейности
„Истинската“ работа започва след приключване на активната фаза на одита. Последната фаза на одита по качеството започва с среща за преглед, адресиране и определяне на необходимите стъпки за коригиране на проблемите с качеството и проблемните области. Създайте отчет за управлението с подробна информация. След като собственикът и мениджърите приключат прегледа на констатациите от одита, следва да се проведе среща за стратегията, която се фокусира върху анализирането и вземането на решение как - и понякога - да се включат решения за подобрения на качеството, представени от одиторския екип.
