Много компании използват системи за инвентаризация в своите производствени или търговски операции, за да управляват нивата на запасите. Инвентаризацията може да бъде една от най-ценните активи и системи на компанията, за да я управлява, като осигурява основата за удовлетворяване на търсенето на клиентите. Всяка система за инвентаризация попада в определен обхват и има определени ограничения, които ръководството трябва да разбере, за да избере най-добрата система за компанията.
Системи за инвентаризация
Системите за инвентаризация осигуряват база за записване на продажби, покупки. и количеството за всяка позиция в края на отчетния период. Двете основни системи за инвентаризация са периодичната система и постоянната система. Периодичната система записва инвентаризацията само в края на всеки период, оставяйки остатъка непроменен през целия период. Тъй като преброяването на запасите отнема време, по-вероятно е по-малките предприятия да използват периодичната система. За разлика от това, постоянната система коригира баланса на наличностите всеки път, когато се случи сделка, като например покупка на инвентар или продажба, и тя предоставя информация в реално време.
Обхват на системите за инвентаризация
Обхватът на системата за инвентаризация може да покрие много нужди, включително оценяване на инвентара, измерване на промяната в инвентара и планиране на бъдещите нива на инвентаризация. Стойността на материалните запаси в края на всеки период осигурява база за финансовата отчетност в баланса. Измерването на промяната на запасите позволява на компанията да определи стойността на продадените материални запаси през периода. Това позволява на компанията да планира бъдещи нужди от инвентаризация.
Ограничения на периодичната система
Ограниченията на периодичната система включват незнание на точното инвентаризационно преброяване в средата на периода и опасност от натрупване. При периодичната система фирмата познава нивото на запасите със сигурност само когато физически отчита инвентаризацията в края на всеки период. През целия период компанията взема поръчки на клиенти, без да знае точния брой на запасите или дали са налични достатъчно продукти, които да отговарят на търсенето на клиентите.
Ограничения на постоянната система
Ограниченията на постоянната система за инвентаризация включват фалшиво чувство за надеждност и зависимост от влизането на човека. Въпреки че непрекъснатата система се актуализира всеки път, когато транзакцията влезе в системата, може да липсва информация за откраднати, повредени или бракувани единици. Компанията не знае за кражбата или отпадъците, известни като свиване, докато не извърши физическо преброяване поне веднъж годишно. Другото ограничение е, че служителят може да въвежда данни неправилно, въвеждайки неточна информация, която може да компрометира вземането на решения.
