Всяка компания има различни правила за срещи. Някои следват неформален процес, докато други изискват по-формална структура. Като мениджър или собственик на бизнес е важно да знаете как да провеждате и приключвате както официалните, така и неформалните срещи. Това ще подобри комуникацията и ще доведе до по-продуктивен резултат.
Какво означава да се отложи заседанието?
Терминът "отлагане" идва от латински думи реклама (до) и Diurnus (Ежедневно). Въпреки че много хора използват този термин като взаимозаменяеми с приключването на среща, "отлагането" всъщност означава преместване на среща или точка от дневния ред на друг ден. Например, членовете на управителния съвет на една компания могат да отложат заседание, когато просто не е възможно да се обсъждат въпросите, които са на разположение, тъй като липсва ключова информация. Отлагането означава, че срещата ще бъде възобновена по-късно, когато всички са готови да обсъдят въпросния въпрос. Не е същото като прекратяване или приключване на среща, когато всички проблеми са решени.
Какви са правилата за срещи?
Някои организации, особено съдилищата, университетите, правителствените агенции и големите организации следват установените правила за провеждане на официални срещи. Съгласно правилата на Робърт за ново преразгледани правила, например, всеки може да подаде предложение за отлагане на заседание при определени обстоятелства, например:
- При липса на кворум
- Съгласно законите на организацията
- Когато членовете на съвета достигнат края на дневния ред
- В случай на извънредна или непосредствена опасност, като например пожарните аларми в сградата.
Малко вероятно е малките предприятия да следват правилата на Робърт, но осигуряват проста рамка за "официално" отлагане на среща.
Процедури за закриване на заседание
Срещата може да бъде отложена или в началото, или на всеки етап. Ако сте председател, направете план, за да сте сигурни, че всичко върви гладко. След обсъждане на дневния ред, проверете дали някой желае да направи предложение за отлагане на заседанието. Попитайте за един, като кажете - Чувам ли искане за отлагане? Предложението за отлагане трябва ясно да посочи часа и датата на следващото заседание, както и всички неотложни въпроси, които изискват специално заседание преди следващото общо събрание. Съгласно правилата на Робърт, предложението трябва да бъде подкрепено и не може да бъде изменяно или обсъждано.
Заседанието може да бъде отложено без предложение, ако няма кворум или в случай на извънредна ситуация. В случай, че този ден е официален празник, събранието може да бъде отложено до следващия работен ден, по едно и също време и място. Отложеното заседание ще следва същия ред на работа като първоначалното заседание. В заключителните бележки председателят може да обсъди деня и часа на следващото заседание. Той може също да предостави информация за контакт, да благодари на участниците и да напомня в последната минута. В случай, че отлагането е за 90 или повече дни, всеки участник ще бъде уведомен за датата и мястото.
Прекратяване на по-малко официална среща
Не всички срещи са официални; следователно не всички заседания изискват предложение за отлагане. Срещите за продажби са добър пример.Те със сигурност са важни и всички търговски представители се очаква да присъстват. Но целта на срещите по продажбите е мениджърът по продажбите да предава информация на персонала, може би да предлага съвети и насърчение, или да предупреждава онези, които не са постигнали цели или не са успели да се обърнат към необходимите документи. Няма да има гласуване по време на срещата, тъй като мнението на мениджъра по продажбите е от значение. След провеждане на заседание, на което отговаря едно лице, би било глупаво да се иска искане за отлагане. Мениджърът по продажбите може да попита дали има някакви въпроси и след като им отговори, просто кажете: "Това е всичко, което исках да покрия днес. Вземете някои от тези нови брошури, докато си тръгвате, и ги използвайте, за да обясните невероятните ползи от този страхотен продукт!"
Срещи, където ръководителите се събират, за да обсъждат проблеми и решения, са друг пример. Мениджърите нямат време за официална среща с движения и секунди, нито пък имат нужда от такава. Те знаят за какво се състои срещата, така че няма нужда от дневен ред. Никой не отнема минути. Ще продължат обсъждането на тези въпроси на следващото заседание, така че технически те биха могли да отложат заседанието. Но официалното приключване на срещата ще бъде неудобно и неподходящо. Шансовете са, че срещата ще бъде насрочена за ограничен период от време, например 30 или 60 минути. Когато изтече времето, някой ще каже: "Да вземем тази дискусия до следващия месец" докато други излизат през вратата, за да се върнат на работа.
