Вътрешният контрол осигурява система от проверки и баланси, които работят за предотвратяване на умишлени или неволни грешки при въвеждане на данни, измами и кражби. Силната система за вътрешен контрол трябва да гарантира, че нито един служител или група служители не поддържа прекалено голям контрол или влияние върху паричните потоци, финансовите данни, материалните запаси и другите бизнес активи. Разделянето на задълженията, колкото можете, е един от най-добрите начини да защитите бизнеса си.
Отделни несъвместими задължения
Пълното разделяне на задълженията разделя несъвместимите функции - задачи или дейности, които предоставят възможност на един или повече служители да извършат и скрият грешки, измами или кражби. Институтът на вътрешните одитори идентифицира попечителството на активи, разрешения и одобрения, както и записването и отчитането като три ключови категории несъвместими задължения. Според МИС отговорностите по работния процес следва да възпрепятстват едно лице да има достъп и отговорност за отчитането на финансови и физически активи.
Предотвратете кражбите и измамите
Разходите за заплати и закупуване са две области, които изискват разделяне на задълженията. В отдела за заплати не допускайте призрачни служители - някой, записан в системата за заплати, но който не работи за вас - като се уверите, че лицето, което отговаря за събирането и поддържането на личната и финансовата информация на служителите, също не обработва заплатите. Пазете се от неразрешени покупки или фаворизиране на продавача, като разделяте въвеждането на поръчките и задълженията за упълномощаване.
Намаляване на грешките
Разделянето на задълженията може да помогне за намаляване на неволните грешки, които засягат крайния резултат. Честият пример е назначаването на ръководител или ръководител на екип за преглед и сравняване на транзакции с подкрепяща документация, като например сравняване на картите на служителите във времето с отчет за заплатите. Точно както въвеждането на поръчки и задълженията за упълномощаване предпазват от случаи на кражба и измама, разделянето на тези задължения - и изискването лицето с отговорности за упълномощаване да проверява двойно стойностите - също може да намали грешките при въвеждане на данни.
Съображения за малкия бизнес
Малките предприятия, които работят само с няколко служители или са в тесен бюджет, не винаги могат да постигнат пълна сегрегация. В този случай смекчаващият контрол е от съществено значение. Въпреки че компенсаторните контроли са по-скоро „детективски“, отколкото превантивни, те все още могат да предоставят разумна увереност, че отделът отговаря на целите за намаляване на риска. Например прегледът на ежедневните и седмичните доклади, редовното въртене на задълженията, провеждането на внезапни проверки на място на финансовите транзакции или обявеното физическо инвентаризиране и планирането на двугодишните вътрешни одити са добри проверки на детективите.
