Системата за заплати е пътят, чрез който обработвате вашата ведомост. Вие не можете да обработвате вашата ведомост без система за заплати. Трите вида системи за заплати са ръчни, компютъризирани и външни (външни). Ръчната система изисква да обработвате платежната си сметка на ръка; вътрешният компютъризиран софтуер използва софтуер за заплати, за да обработва ведомостта; Външната система означава, че ще изнесете вашата работна заплата на доставчик на услуги за заплати. Графиката на платежната система показва последователността, в която обработвате вашата ведомост. Тя опростява обработката на работните заплати и ви помага да останете на пистата.
Създайте диаграма с офис програма - това е най-добрият път за професионален вид. Въпреки това, можете да нарисувате графиката на ръка. Създавайте кутии и стрелки, които показват потока от обработката на работната ви заплата, като например къде започва и свършва.
Създайте диаграма за ръчна система за заплати. Схемата трябва да покаже всички ръчни задължения, свързани с обработката на вашата заплата чрез тази система.
Пример: Съберете времеви карти, проверете часовите карти за съответствие, свържете се с надзорниците относно липсващи или съмнителни карти за време и ръчно изчислите картите за времето. Създаване на последователност, включваща задълженията за обработка на работната заплата, като например ръчно изчисляване на заплатите; законови удръжки като данъци върху заплатите и възнаграждения за заплати; заплати; доброволни удръжки, като пенсионни и здравни обезщетения; и създаване на заплати. Направете друга поредица, показваща задълженията за последваща обработка, като например ръчно създаване и подаване на регистър на ведомостите, създаване и публикуване на счетоводни записи, депозиране на заплатите на служителите в банката и разпределяне на заплатите.
Направете диаграма за вътрешната компютърна система. Тази система елиминира ръчната обработка. Направете диаграмата, специфична за изискванията на софтуера ви за заплати.
Пример: качване на данни за отчитане на времето в софтуера за заплати, преглед на данните за отчитане на времето и разследване на липсващите сканирания, обработка на работната заплата чрез софтуера за заплати, отпечатване на препроцесорен отчет, двойна проверка на работната заплата чрез доклад за предварителна обработка, извършване на необходимите промени, създаване и изпращане на директен депозитен файл в банката, депозит средствата на служителите и плащанията на данъка върху заплатите в банката и затваряне на работната заплата. Трябва да се отбележи, че когато затваряте ведомостта, тя спестява цялата информация за заплатите за периода на заплащане в системата.
Създайте диаграма на потока за външната система. Когато аутсорсирате вашите работни заплати, доставчикът на услуги за заплати изисква да им изпратите данните за заплатите всеки период на заплащане. Обикновено доставчикът ви позволява да изпращате данните по факс, електронна поща или онлайн. Диаграмата трябва да включва подробности за необходимия метод.
Пример за онлайн метод: преглед на данните от хронологията, надзора на контакт за изясняване на времето, въвеждане на промените във ведомостта на служителите и данните за отчитане на време в системата на доставчика, проверка на въведените данни чрез онлайн системата на доставчика, двойна проверка и подаване на данни за заплатите, получени от доставчика, и разпределя заплати.
Съвети
-
Проектирайте схемата, така че тя се отнася за всяка обработка на работната заплата. Актуализирайте диаграмата, когато настъпи промяна в системата.
Диаграмата трябва да включва вашите федерални и държавни задължения за данъци върху заплатите, като плащания на данък върху доходите и отчитане, включително обработка на W-2.
