Дори в този ден на моменталните комуникационни технологии все още се пишат официални бизнес писма. Има много причини, поради които дадено лице или бизнес може да избере да напише писмо, вместо да изпрати имейл или факс. При изпращане на бизнес писмо трите основни части - началото, средата и края - трябва да бъдат написани правилно.
начало
Началото на писмото съдържа информация, която не е пряко свързана с съобщението на писмото. Датата се показва в горната част. След това се въвеждат адресите на подателя и получателя; въпреки това, ако адресът на подателя се показва в горния или долния колонтитул на писмото, не е необходимо да се въвежда. Това е последвано от референтната линия - разглеждана като "RE:" - която е частта от началото на писмото, което се отнася до съобщението на писмото. Той обобщава съобщението от една до осем думи. След това трябва да има поздрав или поздрав към когото писмото е адресирано. Обикновено е във формата на „Уважаеми господине“ или „За кого може да се отнася:“ с двоеточие след поздрава; личните писма използват запетая след поздрава, но бизнес писмата винаги използват двоеточие.
среден
В средата на писмото е по-известен като тялото на писмото. Той съдържа основното съобщение. Първото изречение трябва да въведе темата, която се разглежда. Следват подробности и точки за разглеждане. И накрая, има заключение. Тялото на писмото трябва да бъде точно и сбито. Личните неща или въпроси между подателя и получателя не трябва да се включват като част от бизнес писмото.
Край
Има няколко основни елемента на писмо, което съставлява неговия край. Подходящ е поздрав за затваряне, като „Искрено“ или „С най-добри пожелания“. Под това можете да отпечатате името на подателя. Включете заглавието на подателя на същия ред като името или директно под него. Оставете около два инча пространство между поздрава за затваряне и името на подателя; това място е за подпис на изпращача. Ако изпращачът е написал и подготвил писмото, това лице може да бъде потвърдено под името и заглавието на подателя. Има няколко начина да направите това. Най-често срещаният начин е да се въвеждат инициалите на подателя с главни букви, да се наклони наклонена черта (/) и да се въведат инициалите на съставителя (напр. ABC / def). Приложенията трябва да бъдат отбелязани в края на писмото. Напишете думата „Приложение (3)“, като тройката е броят на загражденията, включени в изпращането.
Изпращане на писмото
Писмото е сгънато спретнато, за да се впише идеално в плика с бизнес размери. Приложенията не са прикрепени към писмото. Търговските писма съдържат името на получателя върху плика, а не на ръка. Много фирми имат предварително отпечатани пликове, проектирани с фирмено лого и адрес. Това са най-професионалните. По-малките предприятия могат да използват предварително отпечатани етикети за адреси. Те са приемливи, както и типовите адреси за връщане. Почеркът не се счита за професионален и трябва да се избягва.
