Кратките доклади са ефективен инструмент за общуване с генерален мениджър, който обикновено е зает с изпълнителна власт. Те могат да бъдат използвани за докладване на напредъка на даден проект, седмични или месечни финансови прогнози или доклади за производствените операции. За разлика от изчерпателни доклади, които изискват задълбочени изследвания и подробности, кратките доклади изискват само основната, но най-важна информация. Писането на кратък доклад следва подобен стил на писане на доклади, с изключение на това, че резюмето, контекстът, съдържание, заключение или препоръки са кратки.
Съберете данни, отнасящи се до проекта, за който докладвате. Направете това, като използвате наличните данни, като финансови отчети, доклади за осъществимост и проучвания, които вече са предприети. Използвайте съответните референтни материали, като книги или информация от информирани трети страни, като например експерти от индустрията като данни за вашия доклад.
Напишете датата, името на генералния мениджър, на когото изпращате доклада, името си, вашия подпис и предмета на доклада в горния ляв ъгъл на хартията.
Обобщете накратко съдържанието на доклада, като посочите проблема, констатациите, досегашния напредък или предложение за решаване на проблема. Посочете сбито какво очаквате ще бъдат ползите от проекта.
Опишете фона като напишете кратка история на текущия проект или бизнес задача, за която докладвате. Включете имената на хората, включени в задачата или проекта, като членове на екипа по проекта, обучители или ръководители на отдели. Осигурете допълнително обяснение за задачата или проекта.
Напишете тялото или съдържанието на доклада, като включите констатациите и данните, събрани в Стъпка 1. Осигурете кратък анализ на констатациите и посочете какво означават те за цялостния проект и бизнеса. Включете диаграми, въпросници, проучвания и препратки в доклада, за да подкрепите вашия анализ.
Направете заключение, като накратко посочите статуса на проект или задача. Предоставете препоръки само ако генералният мениджър е поискал това. Дайте две кратки и най-важни препоръки, които обобщават всички други препоръки, които иначе бихте посочили в по-дълъг доклад.
Съвети
-
Макар и кратък, докладът не трябва да оставя читателя с въпроси без отговор. Предоставете цялата необходима информация на ясен и точен език.
