Официалните бизнес писма изискват специфичен протокол, независимо от намерението на писмото. В повечето случаи бизнес писмото трябва да бъде кратко и кратко, обикновено прилягащо на една страница. Макар че трябва да използвате ясен, формален стил на писане, има няколко случая, в които използването на съкращения е подходящо, за да се спести както пространство, така и време.
Префикси и почетни знаци
И двата префикса и почтеността се очаква да бъдат съкратени в поздрава и другаде в писмото. Например, бизнес писмо щеше да започне с "Скъпи господин Джонс", а не с "Скъпи господин Джонс". Множествените числа на всички представки и почетни знаци също са съкратени, като например "Messrs" за множество мъжки получатели и "Mses" за многобройни жени получатели.
Фирмени имена
Както бланката, така и "вътрешният адрес" ще съдържат имената на компаниите - на изпращача и на получателя. Може да не е подходящо да се съкращава част от името на компанията, освен ако името на дружеството е регистрирано със съкращение. Например, ако фирмата е регистрирана като "Motts, Inc.", можете да използвате "Inc." на вътрешния адрес, без да се изписва "Incorporated". По същия начин, не замествайте "&" за "и", освен ако не е част от името на компанията.
адреси
За разлика от предната част на плик, състоянието трябва да бъде изписано, когато е част от вашата бланка, заглавка или вътрешен адрес. Например, ако компанията на получателя е в Сиатъл, вътрешният адрес ще се чете "Сиатъл, Вашингтон 98101".
Често използвани съкращения
Пост-скрипт, който е допълнително изявление след затварянето на писмо, винаги се изразява със съкращението "P.S." Ако заедно с писмото включите допълнителни документи, е приемливо да ги посочите или като напишете "Приложения", последвано от броя на документите, или като съкратите "Enc." под вашия подпис. RSVP е приемливо съкращение, когато поискате от получателя да отговори на вашето писмо.
Теми и типисти
Предметът на бизнес писмо може да бъде посочен под датата със съкращението "Re" за "Относно", последвано от кратко изложение на темата. Ако писмо е подписано от името на някой друг, съкращението "p.p." може да се използва. Например, ако един секретар пише писмо от името на своя работодател, машинописецът може да подпише писмото и да придружи подписа си с "p.p." и добавете името на нейния работодател. "P.p." означава латинската фраза "на прокуратура". Съкращението "cc" традиционно означава "копие", но може да означава и "копие от учтивост". И в двата случая това означава, че са изпратени няколко копия на писмо и имената на хората, на които са изпратени тези копия.
