Документите са част от правенето на бизнес и процесът на наемане на нов служител не е изключение. Има някои документи, които трябва да бъдат попълнени от нови служители, като например формуляри за удържане на данъци и директно депозиране на документи. Всички необходими формуляри, заедно с документите, специфични за компанията, трябва да бъдат попълнени от служителя и обработени своевременно, в идеалния случай в първия ден на служителя.
Нова документация за служителите
Новите служители трябва да попълнят формуляр за кандидатстване за работа - ако вече не са го направили - да посочат пълния си адрес, телефонни номера за контакт, информация за контакт при спешни случаи, препратки и всички предишни работни практики, както и съгласие за проверка и съгласие за лекарства тестване. Повечето служители попълват заявлението и подписаните формуляри за съгласие по време на интервюто и процеса на наемане, но ако не, човешките ресурси ще се нуждаят от тази информация, която ще бъде попълнена и обработена за персонала.
Правителствени формуляри
Правителството на САЩ изисква да бъдат попълнени няколко формуляра за всеки нов служител. Формуляр I-9 потвърждава самоличността на всеки нает и ако той има законно право да работи в Съединените щати. Този формуляр трябва да бъде попълнен и подписан не по-късно от първия работен ден и да бъде задържан от работодателя заедно с копие от социалната карта на служителя. Формуляр W-4 описва надбавките за удържане на доходи на служителя за целите на федералния данък върху дохода. Служителите трябва да попълнят нов формуляр W-4, ако тяхната надбавка за удържане се промени през годината.
Държава - нова форма за наемане
Всички работодатели са задължени от федералния закон да съобщават за всяко ново наемане - в рамките на 20 дни от датата на наемане - на Службата за поддръжка на деца в САЩ. Тази държавна агенция определя дали даден служител дължи издръжка на дете. Нови наети лица могат да бъдат докладвани чрез копие на формуляр W-4 или фирмена форма, съдържаща същата информация. Формулярите могат да се подават по електронен път или по пощата до Държавния регистър на новите служители в държавата, в която работникът работи.
Формуляр за директен депозит
Формуляр за директен депозит трябва да бъде попълнен и превърнат в счетоводния отдел. Служителят трябва да посочи имената, адресите и номерата на банковите си сметки и да приложи празна невалидна чек, за да получи директния депозит от нейните заплати.
Получаване на ръководства / наръчници на служителите
Новите служители трябва да получат копие от ръководството на компанията и ръководството за безопасност, ако е приложимо. Всеки служител трябва да подпише и датата на документ, потвърждаващ, че е получил, и ще спазва правилата, посочени в наръчника. Тези форми са важни, тъй като в наръчника на компанията се посочват всички правила на компанията, включително политиката в областта на наркотиците и алкохола, политиката за сексуален тормоз, правилата за поведение на служителите, клаузите за неразкриване и несъревнование и друга уместна фирмена информация.
