Фактурата е средство за комуникация, което указва на клиентите ви какво сте предоставили за тях, колко струва и как трябва да плащат. Фактурите могат да бъдат прости като ръкописни листове с няколко нотации или могат да бъдат сложни, професионално проектирани компютъризирани документи. Ясните и информативни фактури дават на Вашата компания надеждност пред клиентите Ви. Те също така ви помагат да платите по-рано, отколкото по-късно, като уведомявате клиентите си, когато очаквате да ги преотстъпят.
Фактури
Фактурите се изписват в следваща последователност, а номерът на фактурата ви помага да намерите или препратите към определена фактура в последователност. Ако фактурите ви не са компютъризирани, подайте ги в реда, в който сте ги издали, за да можете лесно да намерите необходимата ви фактура. Ако си купите подложки от фактури, които попълвате на ръка, те ще идват с предварително отпечатани номера, а фактурите ще бъдат обвързани, така че да не се налага да правите допълнителна работа, за да ги поддържате в ред. Ако създавате компютърни фактури с помощта на софтуер като QuickBooks или Square, програмата ще извърши работата за вас и ще издаде фактурите Ви по ред.
Когато трябва да се върнете към фактура, например ако клиентът има въпрос за плащане или ако сте получили чек и искате да маркирате фактурата като платена, просто го потърсете по номер на фактура. Можете да започнете последователността на фактурите с произволен номер, така че дори да пишете първата си фактура, можете да му дадете по-голям брой, за да изглежда фирмата ви по-установена.
Какво трябва да бъде на фактура?
Освен номера на фактурата, фактурата трябва да включва всичко, от което се нуждаете, за да предадете необходимата информация на клиента си, за да можете да платите. Освен че е нотификация за дължима сума, фактурата също е полезен инструмент за справка на клиентите, които трябва да знаят какво са получили и в какво количество. Включете във фактурата си:
- Име, адрес, телефонен номер и имейл на вашата фирма.
- Датата, на която е написана фактурата, или датата, на която продуктът е доставен. Използвайте една система за запознанства или друга, но бъдете последователни.
- Името на клиента и адреса за фактуриране.
- Адрес за доставка на клиента.
- Количеството на всеки поръчан артикул, името или инвентарния номер на всеки поръчан артикул, единичната цена на всеки поръчан артикул и общата цена на всеки артикул, изчислена чрез умножаване на количеството на единичната цена.
- Общата дължима сума за всички позиции във фактурата.
- Дължим данък върху продажбите, ако е приложимо.
- Условия на плащане, като наложен платеж или нетен 15 (15 дни за плащане).
Използване на фактури за бързо плащане
Малко мисъл и грижа при създаването на фактури може да ви помогне да платите по-бързо и последователно. Колкото по-скоро изпратите фактурата си, толкова по-скоро клиентът ще знае колко да плати и кога се дължи плащането. Въпреки че условията за плащане, като продължителността на времето между доставката и плащането, обикновено се договарят предварително, посочването на тези условия ясно и видимо във фактурата може да послужи като полезно напомняне. Ако вашият клиент изостава при плащане за предишни фактури, включително и общата сума, дължима по текущата фактура, може да ускори плащането, като клиентът спаси стъпката за търсене на предходни салда.
