Докладът за ситуацията е точно това, което подсказва името: доклад за ситуация, съдържаща проверена, фактическа информация, която дава ясна картина на „кой, какво, къде, кога, защо и как“ на инцидент или ситуация. Много организации използват доклади за ситуацията, за да дадат на началниците необходимата информация и информация, за да вземат правилни и подходящи решения. Организациите за управление на извънредни ситуации, правителствени агенции, въоръжени сили, предприятия, правоприлагащи органи, хуманитарни неправителствени организации и дипломати разчитат на доклади за ситуацията.
Наблюдавайте ситуацията възможно най-ясно. Ако събитието е било природно бедствие, вижте района на бедствието и отбележете въздействието върху земята, инфраструктурата и населението. Докладът за ситуацията трябва да предоставя всички релевантни факти на хората, които ще основават решенията си на тези факти. Спазвайте внимателно. Предположения и становища не принадлежат към доклада за ситуацията.
Говорете с всички участници, от които се нуждаете от информация. Всяка организация, която изисква или изготвя доклади за ситуацията, вероятно ще изброява служители, които трябва да бъдат потърсени и разпитани. Вземете добри бележки по време на всеки разговор, тъй като ще включите тези данни в доклада.
Съберете и съберете данни. Целта е да се даде възможно най-пълна картина на едно събитие и резултатите от него. Забележете подробности за всеки аспект на ситуацията: какво се е случило, с кого, подробности за времето, датата и местоположението, въздействието върху инфраструктурата и как местното население реагира. Много организации имат стандартен формат за доклад за ситуацията, който изисква определени типове информация. Ако такъв формат съществува, използвайте го. Това ще направи събирането на данни по-бързо и по-прецизно.
Съставете доклада по логичен ред. Включете цялата необходима информация. Използвайте ясен и кратък речник, за да опишете събитията, като избягвате прилагателни и наречия. Редовните доклади за напредъка вероятно ще следват доклада за първоначалната ситуация, така че трябва само да опишете какво се случва в момента, а не това, което може да се случи в близко бъдеще.
Включете ключови акценти или резюме в началото на доклада, но само след като всички данни бъдат събрани и въведени в логически ред. Използвайте факти и цифри, избягвайки предположения. Разделът "Обобщение" или "Акценти" трябва да предаде най-важната информация за заетите ръководители, за да прочетете първо.
Съвети
-
Имайте предвид читателите на доклада и какво трябва да знаят за ситуацията.
