Писането на писма за отхвърляне на оферти е често срещана, но неприлична част от управлението на бизнес. Писмо за отхвърляне на оферта е написано от компания, за да информира друга компания, че офертата, която компанията е подала, не е приета. Когато пишете този тип писма, имайте предвид, че вашето съобщение трябва да бъде любезно и пряко. В него трябва да бъдат обяснени причините, поради които офертата е отхвърлена, както и че бъдещите оферти от тази компания с удоволствие ще бъдат разгледани.
Подгответе заглавието на писмото. Включете датата, името на компанията, името и адреса на лицето за контакт на компанията, чиято оферта бе отхвърлена.
Адресирайте писмото по подходящ начин и с уважение. Писмото трябва да бъде адресирано с думата „Уважаеми“, а името на контакта трябва да бъде посочено по-долу.
Започнете писмото, като благодарите на компанията за офертата. Писмото за отхвърляне на офертата трябва да бъде учтиво и трябва да благодари на компанията за предлагането на офертата. Тя може да включва и датата, за която е подадена офертата.Ако е приложимо, включете изречение, в което се посочва, че сте били впечатлени от някои подробности от офертата и посочете какви са те.
Отхвърлете офертата на компанията. Убедително заявете, че офертата, подадена от тази компания, не е приета и офертата на друга компания има.
Предложете причини за отхвърлянето. След като посочи, че офертата е отхвърлена, дайте на компанията причина или две причини относно подробностите за това, защо е взето това решение. Това може да се дължи на цените или на по-нискокачествените стоки или защото тази компания не е добре установена. Това дава възможност на фирмата, която наддава, да разбере проблема и да има възможност да го коригира при бъдещи бизнес решения.
Насърчете компанията да предложи отново оферта в бъдеще. Затворете писмото, като оставите вратата отворена за бъдещи възможности. Това позволява на фирмата, която наддава, да знае, че бъдещите оферти са добре дошли и че винаги има възможност бъдещата оферта да бъде разгледана и евентуално приета.
Подпишете писмото. Използвайте думата „Искрено“ при затваряне на писмото и подпишете името си. Поставете визитка с писмото, като по този начин насърчите компанията да продължи да наддава за бъдещи проекти.
