Официалното наименование на писмото за кандидатстване е „мотивационно писмо с предложение”. Този тип писмо трябва да бъде написано накратко и да се съхранява до максимум две страници. Разработване на искане за предложения с цел подробно описание на параметрите на проекта, очакваните резултати, графици и основни етапи. Целта на мотивационното писмо е да се достигне до основните описания и изисквания в резюме.
Елементи, от които се нуждаете
-
Софтуер за текстообработка
-
RFT (по избор)
-
Връзки към уебсайт за RFP, Application (по избор)
Отворете писмото с кратък поздрав и обявете заглавието на офертния проект. Създайте заглавка с надпис „Описание“ след отварянето на поздрава. Използвайте тази глава, за да опишете накратко работата в три параграфа или по-малко, така че да се чете по-скоро като обобщен отчет. Включете номер на проект за проекта.
Създайте заглавие „Спецификации“. Използвайте тази област, за да уточните изискванията като технически спецификации относно размера, електрическите нужди, местоположението и друга подходяща информация, която участниците в търга трябва да знаят, за да предоставят точна оценка.
Създайте заглавие, наречено „Квалификации“. Използвайте този раздел, за да опишете квалификациите, които се изискват за участниците в търга, като например да имате минимален брой години в бизнеса, конкретен (и) вид (ове) необходим (и) лиценз (и), възможността да покажете достатъчни суми на застрахователно покритие и вида / типовете застраховки, които може да са необходими за работата. Държавни преференции, дадени на малцинствени или жени предприятия (ако е приложимо) и всеки друг задължителен правен език, който вашият бизнес или отдели изискват да бъдат посочени във всички писма за оферти.
Обозначете за заглавието заглавие „Бюджет“ (ако е приложимо). Въведете максималната сума за проекта, така че всички кандидати да бъдат запознати с максималния размер на бюджета.
Направете заглавие с надпис „Deliverables“ и напишете кратко изявление относно очакваните резултати от работата, които трябва да бъдат изпълнени. Информирайте потенциалните клиенти, че подробна декларация за резултатите ще бъде включена в пълната оферта за работа.
Напишете заглавие “Краен срок” и под заглавието укажете желаната дата на завършване. Включете разбивка на датите на етапа (ако е приложимо) или оставете подробностите за крайния етап на RFP.
Създайте заглавна част "Проби" (ако е приложимо) и посочете как кандидатите трябва да представят образци от предишна работа, например чрез електронни цифрови снимки в JPEG или GIF формат или като прикачен файл заедно с официалното им заявление.
Създайте заглавие „References“ и посочете броя на необходимите препратки и вида на информацията за контакт, която ви е необходима, като име, заглавие, телефонен номер и имейл адрес.
Поставете хипервръзка върху писмото, така че кандидатите да могат да се свържат с официална онлайн заявка и отделна хипервръзка за RFP (ако е необходимо). Добавете връзка към уебсайта си и включете RFP и приложението на уебсайта си, които могат да бъдат форматирани като PDF, за да могат кандидатите да качват на компютъра си.
Съвети
-
Посочете дата за сесия на въпроси и отговори за голяма бюджетна работа и за да намалите броя на последващите телефонни и имейли, които бихте могли да получите, за да можете да отговаряте на въпроси едновременно. Включете име на контакт и посочете дали кандидатите трябва да използват телефона или електронната поща, за да подават допълнителни въпроси.
