Независимо дали сте нова нестопанска организация, която иска да промени света или малка група, която се опитва да набере средства за училищни униформи, приемането и обработката на парични дарения може да бъде трудно. Добродушните фондове не трябва да правят много, за да влязат в сериозна гореща вода с IRS, така че използвайте съвети в това ръководство, за да спестите време и усилия, като установите строги финансови практики. Разберете как да обработвате парични дарения, отворете разплащателна сметка и използвайте интернет за обработка на парични подаръци, така че вашата група да може да помага на другите, а не да обяснява как се поемат усилията на групата.
Отворете банкова сметка на името на вашата организация или кауза. Това обикновено изисква документация, така че носете хартата, подзаконовите нормативни актове, учредителните актове и други видове документи, които могат да бъдат използвани като доказателство за мисията и принципите на вашата организация.
Наредете двама подписали за всички касови операции с банковата си сметка. Това изискване за „двоен подпис“ не струва повече, но е много важно да се успокоят донорите и членовете на организацията, че организацията ви е в процес на развитие.
Изгответе стандартен "формуляр за дарение на пари в брой" и изисквайте всеки даряващ подарък да попълва всеки път, когато се прави принос. Този формуляр трябва да съдържа името на донора, адреса и друга информация за контакт, място за сумата в брой, датата и също така трябва да посочи всички условия, при които дарението --- изцяло или частично --- е допустимо като отписване на данъци. Добавете ред за подпис на лицето, което приема дарението.
Квалифицирайте всеки паричен подарък, за да сте сигурни, че той се вписва в мисията на вашата организация. Уверете се, че няма прикрепени „низове“ и че в рамките на вноската няма конфликт на интереси или quid pro quo, преди вашата група да я приеме.
Приемете стандартен метод за обработка на дарения от полето за вноски. Използвайте така наречената двойна система за броене, която изисква поне двама членове на групата да станат свидетели на всяка транзакция в полето за дарение. Физическият контрол на тези кутии трябва да бъде строго контролиран. Съхранявайте подробен отчет за времето, датите и броя на хората, прехвърлянето, депозирането или по друг начин прехвърлянето на средствата за дарение.
Определете лимити за отчитане на паричните дарения за създаване на правни проверки и баланси. Някои групи изискват консенсус, преди да може да бъде приета определена сума (напр. $ 1000), за да се контролират определени специални интереси от името на групата.
Помислете да използвате услуга на трета страна като Pay Pal за обработка на парични подаръци. Не се изисква уебсайт (въпреки че много клубове намират, че е лесно да се свърже с Pay Pal чрез връзка към началната страница) и поддръжниците могат да направят сигурни дарения от своите банки или кредитни карти. Хартиената пътека е изчерпателна и лесна за използване. Pay Pal може също така да създаде автоматични месечни абонаменти за чести дарители.
Настройте Excel (или друга софтуерна програма за бази данни) за електронни таблици, за да проследявате всички парични постъпления. Разбийте даренията, чековете, транзакциите с кредитни карти, приходите от Pay Pal и допълнителните приходи, за да следите откъде идват паричните средства на групата за бъдещи маркетингови усилия.
Работете с банкер или счетоводител, ако членството ви не включва член на екипа, който да е доволен от финансите. Винаги изпращайте благодарствено писмо до дарителите на подаръци веднага след получаването на паричното им дарение. Това допълнително докосване, когато бъде изпратено своевременно, напомня на донора за техния принос, говори много за благодарността на групата и създава условия за бъдещи кампании.
