Как да напишем план за комуникация

Когато вашата компания или организация има важна информация, за да комуникирате и вашите обичайни канали са недостатъчни, планирайте тактически комуникационен проект, съобразен със съдържанието и обстоятелствата. Съобщенията, които се възползват от плановете по поръчка, обикновено са значителни еднократни, нерутинни събития, като промяна в ръководството на изпълнителната власт, планове за наемане и съкращения, промяна в доходите на служителите и преместване на съоръженията на компанията. Те често включват външна и вътрешна аудитория. Изработването на план за тактически комуникации помага да се разгледат ключовите въпроси: кой трябва да чуе какво, от кого, с какви средства, кога и до каква цел? Планът също така идентифицира задачи, отговорности и срокове --- изглаждане на работата по управление на проекта.

Изяснете и потвърдете, преди да планирате. Определете "собственика" на проекта - обикновено лицето, което го възлага - който ще съветва и одобрява плана ви. С този собственик на проекта: - Потвърдете същността на съобщението, желаните срокове и изисквания за конфиденциалност. Потвърдете дали съществуват необичайни чувствителности или обстоятелства, като например законови изисквания или изисквания за докладване на членството. - Да потвърдят как проектът се вписва като тактика в общите стратегии за връзки с обществеността и комуникациите. - Съгласувайте източниците за по-подробна информация и информация, която ще ви е необходима, например мениджърът на човешките ресурси на вашата фирма или председателят на комисията за търсене на изпълнителната власт. - Определете изискванията за одобрение и докладване за вашия проект. Съгласете се дали ще управлявате проекта неофициално или ще структурирате екип по проекта. - Идентифициране на изискванията за одобрение на работните продукти, произтичащи от плана, например преглед от юридически, човешки ресурси и представители на финансовите институции или от конкретни ръководители. - Създаване на параметри за необходимите ресурси, като например бюджетни очаквания и използване на външни агенции.

Кристализирайте целта и целите. Целта е това, което искате да се случи, обикновено започвайки с "Да …" Целите обикновено започват с глаголи на действие - те са това, което искате да правите, когато, заявени като процеси или желани резултати. В тази светлина целта е да направите вашето обявление на определена дата. Целта може да бъде "да се отговори на нуждите и предпочитанията на заинтересованите страни за навременна и фактическа информация, отнасяща се до (тема), по начин, който потвърждава имиджа и ценностите на компанията." Свържете тази цел с общите стратегии за връзки с обществеността и комуникациите.

Профилирайте заинтересованите страни и публиката. Стратегическото планиране очевидно е идентифицирало цели за комуникация с широки удари. За вашия тактически проект, заточете фокуса. Заинтересованите страни са групи или физически лица, които ще бъдат засегнати от специфичната информация, която възнамерявате да разпространите, и по този начин са ключова аудитория. Добавете към списъка други аудитории, в които искате да създадете, промените или потвърдите възприятията. Използвайте таблица или електронна таблица със следните заглавия на колони, за да обобщите анализа си на: Посочете всяко име и ако е необходимо, включете в бележката под линия тези съставки. Подсегментирайте група, ако комуникационните нужди се различават в рамките на групата. Пример: всички служители, служители на засегнатото отделение, надзорници. Попитайте: "Кой ще трябва или ще иска да знае за това --- и защо?" Например, помислете за ключови клиенти, собственици на акции, широката общественост, колеги във вашата индустрия, политически органи и значими доставчици. Изберете дали новинарските медии ще бъдат целеви сегменти или вместо това ще бъдат използвани като канали за достигане до сегменти като широката общественост и бизнес общността. --Need / Съобщение. Въпреки че осъзнаването и разбирането са цели за всички аудитории, някои може да имат специални нужди. Служителите може да искат да знаят как те ще бъдат засегнати от закриването на офиса, например, или членовете на асоциацията, процесът, чрез който ще бъде успешен изпълнителен лидер в оставка. Членовете на управителните съвети, ръководителите, ръководителите и мениджърите на сметки са сред онези, които не се нуждаят само от новините, а от плана ви за комуникация, особено ако искат да играят роля. Идентифицирайте ключовите съобщения за всеки сегмент. - Ключов комуникатор. От кого всеки сегмент би очаквал или искал да чуе вашите новини? Идентифицирайте говорителя като лицето на комуникацията към всяка група, която ще бъде цитирана в прессъобщение, например, или ще води конференция със служители. Въпреки че бизнес общността може да очаква да чуе от главния изпълнителен директор, служителите може да предпочетат да бъдат информирани от техните ръководители и ключови клиенти от техните мениджъри.

Планирайте последователността на каскадите и каналите. Ако някога сте били изумени, като научите първо от вестник за големи промени, която вашата компания планира, вие разбирате принципа "без изненади" и значението на каскадна информация, за да се гарантира, че няма да се появят изненади. На временна работна таблица или електронна таблица, избройте целевите си сегменти в реда, в който ще бъдат информирани, като се върнете обратно към датата и часа, когато информацията ви е най-широко известна (често времето за обща прессъобщение). Въпреки че някои дистрибуции могат да бъдат едновременни, помислете дали някои сегменти се нуждаят от предварително уведомяване за предстоящите съобщения. Например, надзорниците може да се нуждаят от време, за да се подготвят за въпроси, свързани със служителите, а членовете на съвета могат да се запознаят с предстоящи статии от вестници. В колоната до всеки сегмент, идентифицирайте канала (ите), чрез който ще се осъществява комуникацията. Каналите са методи за разпространение на информация, които обикновено включват събития и писмено съдържание. Примери: - За изпълнителен екип, членове на управителния съвет, ръководители на ключови отдели и надзорници --- предварително уведомяване по електронна поща. - За служителите - предварително известие по имейл, срещи на ведомствата, видеоконференция, съдържание на уебсайта. - За ключови съставки - предварително уведомление по факс и електронна поща, представяне на живо. - За широката общественост - разпространение на общи новини, пресконференция, съдържание на уебсайта.

Идентифицирайте необходимите обезпечения. Обезпеченията са материалите, използвани при изпълнението на плана ви за комуникация - документи и аудио-визуални материали, като снимки и записи. Категоризирайте ги като: - Основни обезпечения, за използване с множество сегменти. Примери: прессъобщение, информационен бюлетин, въпроси и отговори, снимки, съдържание на уебсайта. - Обезпечения за сегменти, комуникациите, които се насочват към конкретни аудитории, отговарящи на техните нужди и предпочитания и в "гласа" на техния предпочитан говорител. Често това са бележки от ключовия комуникатор на сегмента, който прикрепя копия на по-горните обезпечения на фондацията, по-специално новини. "Исках да ви уведомим, че нашата компания обявява по-късно този следобед новината, че …" Тези обезпечения също могат да включват точки за говорене, очертания на съдържанието или аудиовизуални материали за ключови комуникатори като изпълнителни членове на екипа и надзорници. - Консултативни обезпечения, бележки от вас за други, които се очаква да вземат участие в проекта, да ги запознаят с плана за комуникация и техните очаквани роли в него. Прикрепете съответните копия на обезпечения от фондация и сегмент. На таблица или електронна таблица, идентифицирайте за всяко обезпечение следното: Име, Ключов комуникатор, Назначен за, Дата на падежа на проекта, Необходимо одобрение (я), Крайна дата на падежа.

Потвърдете необходимата подкрепа. Идентифицирайте каква подкрепа ще изисква внедряването на вашия проект и потвърдете неговата наличност. Ако не съществува постоянна поддръжка, използвайте таблица или електронна таблица, за да посочите подробно как ще получите поддръжка, като следното, идентифициране на елемент за поддръжка, източник и цена: - изготвяне на обезпечения - компилиране на списъци за разпространение с информация за контакти за целевите Ви сегменти - Възможност и отговорност за масови предавания, като например групови имейли - Организиране на групови срещи, новинарски конференции и други свързани събития.

Подробно въвеждане на проекта. Използвайте таблица или електронна таблица за последователно изброяване и установяване на времето за всяка дейност, която планирате за разгръщането на комуникациите. Определете кой какво ще прави и кога, както и обезпеченията, които всеки ще използва. Помислете за тези заглавия на колоните: Брой, Дата и Време, Дейност, Обезпечения, които ще се използват, Отговорно лице (а) и Състояние или Бележки. Планирайте да включите подробно описание на проекта в консултативните обезпечения, които предоставяте на други, които имат участие в него, като членове на изпълнителния екип, надзорници и помощен персонал.

Планирайте проследяването на проекта. Използвайте таблица или електронна таблица, за да детайлизирате такива последващи действия като: - Въпроси за публикуване на обяви от заинтересовани страни като служители и новинарски медии - Оценка на проекта, много вероятно включително успеха на изпълнението на проекта и субективни оценки на отговора на аудиторията

Направете бюджет. Идентифицирайте очакваните разходи в съответствие с финансовите политики на вашата организация. Може да се наложи да идентифицирате само тези, които вече не са включени в съществуващия бюджет за обща комуникационна подкрепа.

Одобрете плана на проекта си. Представете работата си на собственика на проекта за одобрение, преди да започнете изпълнението и да поискате предложения за подобрение. Въведете документа си с кратко резюме. Следвайте този план и включете вашите таблици / електронни таблици вместо подробен разказ: - Резюме - Цел на проекта и цели - Заинтересовани страни и аудитории (таблица или електронна таблица) - Подробности за разгръщането на съобщенията (таблица или електронна таблица) - Спомагателни материали (таблица или електронна таблица) - Следващи планове - Нужна подкрепа - Бюджет

Съвети

Ако поверителността позволява, консултирайте се със заинтересованите страни и членовете на аудиторията или тези, които работят с тях, за да разберете по-добре техните информационни нужди и интереси. Освен обичайните си канали за комуникация, планирайте специални събития за нерутинна новина, за да обозначите нейната "специалност".