За да може вашият офис да работи ефективно и ефикасно, ще трябва да можете да планирате вашите срещи правилно. Разрешаването на прекалено много време между срещите ще загуби ценното време и ще намали производителността. От друга страна, прекаленото насрочване на срещите може да доведе до дълго време на изчакване, което ще раздразни клиентите и вероятно ще ги накара да станат и да излязат. Има няколко неща, които трябва да обмислите, за да създадете график, който ще е от полза за всички.
Решете дали искате да използвате книга за срещи или програма за компютърен софтуер. И двете са еднакво ефективни, въпреки че компютърът може да извлече информация много по-бързо от търсенето в книга. Книгите за срещи и софтуерните програми са широко достъпни в магазините и онлайн. Друг вариант е да използвате безплатен уеб-базиран календар за вашето планиране; това предлага предимството на достъпа от всеки компютър.
Блокирайте всичките дни, в които офисът ви ще бъде затворен. Това може да включва уикенди, празници, ваканционни дати и всяко друго събитие, което може да доведе до закриване на офиса. Блокирането на тези дати преди време ще гарантира, че не случайно ще резервирате срещи, когато никой няма да бъде наоколо.
Блокирайте часовете на деня, които не приемате срещи. Например, може да не започнете да приемате срещи до 9:00 ч. След това можете да вземете час за обяд от обяд до 13:00. Денят ви в офиса може да приключи в 17:00, така че няма да искате да насрочвате никакви срещи след 16:30 часа.
Решете колко време е необходимо за всяка среща. Офисът на лекар може да определи времето си в блокове от петнадесет минути, докато фризьорският салон може да избере за тридесет минути. Ако дадена среща отнеме повече време, може да се отделят два блока от време за един човек. Например, разрешаването може да отнеме един час. Фризьорът за коса можеше да отдели два часа половин час за този клиент.
Направете срещите според нуждите на клиента. Ако клиентът трябва да се прибере до 15:00 ч. за децата й да слязат от училищния автобус, вие ще искате да я планирате за 13 часа. назначаване. Винаги полагайте максимални усилия, за да се погрижите за клиента.
Съвети
-
Винаги предавайте на клиента карта за среща, за да му напомните за бъдещото му назначение. Обадете се на всички срещи предишния ден, за да можете да потвърдите, че те все още идват.
Внимание
Ако таксувате за не-показване, трябва да уведомите клиентите, че когато планират назначаването си.
