Дори и с телефони и интернет, понякога е необходимо да изпращате старомодно писмо за бизнес цели. Актуализирането на записите на фирмената Ви сметка с писмо е ефективно, тъй като е по-малко вероятно писмата да бъдат забравени (като телефонни обаждания) и по-малко вероятно да бъдат игнорирани (като имейли). Те също така осигуряват удобна хартиена пътека. Ако трябва да актуализирате записите си с писмо, следвайте няколко съвета, за да сте сигурни, че покривате всичките си бази.
Елементи, от които се нуждаете
-
компютър
-
печатар
-
хартия
-
копирни
-
Плик
-
печат
Напишете писмото до съответния отдел, за да се уверите, че правилното лице получава вашата актуална информация. Например, ако променяте номера на чековата си книжка или дебитната си карта, адресирайте писмото си до отдела за плащане на сметки. Ако променяте адреса си, адресирайте писмото си до „клиентски записи“. Ако не сте сигурни кой отдел трябва да обработи вашата заявка, обадете се на компанията и попитайте преди да изпратите писмото си или потърсете информацията на уебсайта на компанията.
Включете датата в горната част на писмото, както за записите на компанията, така и за личните ви записи. Например, ако искате услугите ви да бъдат анулирани или намалени до определена дата, а компанията не обработи вашето искане своевременно, имате основания за неплащане, защото имате копие на вашето заявка.
Включете номера на профила си. Това ще помогне на лицето, обработващо заявката ви, да открие профила ви и да изпълни заявката ви по-бързо.
Включете старата си информация. Например, ако премествате или променяте телефонния си номер, посочете в писмото „това е старият ми адрес“ или „това беше старият ми телефонен номер“. Компанията може да се нуждае от тази информация, за да изтегли сметката си, за да актуализира своите записи.
Включете новата си информация. Посочете в писмото „това е новият ми адрес“ или „това е новият ми телефонен номер“. Може да искате да поставите актуализираната си информация с удебелен шрифт или по-голям шрифт, така че лицето, което обработва заявката ви, ще може лесно да локализира информацията.
Искане за връщане на кореспонденция. Помолете ви да ви изпратят писмо, с което да ви уведоми, че информацията ви е актуализирана. Когато получите писмото си за потвърждение, запазете го на сигурно място за вашите записи.
Направете копие на писмото, преди да го изпратите, само в случай, че трябва да го изпратите отново или да го направите по-късно.
