Главната книга е мястото, където се събират всички счетоводни данни и записи на дадена компания и къде се правят всички транзакции. Също така се извлича информация за финансовия отчет (баланс, отчет за доходите и отчет за паричните потоци). Главната книга трябва да се поддържа балансирана и актуална, за да могат счетоводните записи да бъдат пълни и точни.
Определете дали основната книга е балансирана. Периодично, обикновено месечно, книгите на компанията ще бъдат балансирани и затворени. Това означава, че са направени всички необходими корекции за балансиране на главната книга. Финансовите отчети са изготвени от главната книга. Заключителни записи се правят, за да се установят началните баланси за следващия период - т.е. актуализиране на главната книга. Не трябва да се правят заключителни записи, докато главната книга не е в баланса за текущия период. Ако началните салда са неправилни за следващите периоди, те ще продължат да бъдат такива за всички следващи периоди, докато се направят правилните корекции.
Изпълнете отчет за пробен баланс, показващ началните салда и крайните салда. Ако началните суми на баланса не са равни на нула, изпълнете отново пробния баланс.Периодът, в който началото се равнява на нула, е там, където първоначално възниква проблемът с извън баланса.
Използвайки въпросния период от време, отпечатайте източника на детайлите на главната книга за всички списания и партиди.
Прегледайте изходния доклад за детайлите на главната книга и идентифицирайте всички записи, които не са двустранни. Когато намерите запис, който не е двустранен, трябва да се обърнете към оригиналния печат на регистъра, за да определите коя част от записа липсва.
За въвеждане на липсващата част от записа е необходимо едностранно въвеждане. За да направите едностранно въвеждане, вероятно ще се нуждаете от надзорни права на системата.
За да направите коригиращ запис в общия дневник, въведете оригиналния дневник, номера на партидата и датата на осчетоводяване от регистъра. В полетата за въвеждане на данни въведете само сметките и данните, които липсват. След като тези записи бъдат завършени, отпечатайте общия дневник и актуализацията.
Уверете се, че вече не сте в равновесие. Сравнете крайните салда за доклада от изпитването за този период.
Повторете целия процес за всеки следващ период, докато не достигнете текущия период и вече не сте извън баланса. В бъдеще трябва само да работите с текущия период, тъй като сте коригирали всички предходни периоди и няма да затваряте книгите, без първо да балансирате главната книга.
Трябва да се отбележи, че главната книга може да бъде балансирана и все още да е неправилна, това се случва, когато дебитите са равни на кредити, но са направени осчетоводявания по грешни сметки.
